问：方先生从事汽车维修服务兼零售商店逾20年，开了4家店。他来邮表示，去年因与友人共创新事业，而疏于打理原有企业。9个月后，公司面对现金流周转问题，经他深入调查后发现，其最亲信的职员挪用公款近50万令吉，原因是对方因陷入赌博的泥泽而无法自拔。过去，他每天一定亲自审查各分行结账，以确保现钱的记录与存款是准确的，但他不在公司的9个月里，造成职员有机会挪用公款，因此，他询问如何在扩大生意版图时，能避免以上的事件再发生？

答：针对方先生的询问，其面对的问题如下：

1.员工没有把所有收款记录下来，而这些款项就进了自己的口袋

2.有些收款有记录，却没有把款项汇进公司

针对以上两点，显示方先生在监管上缺少了完善的系统化制度，导致无法有效去追踪金钱的走向——重点就是少了公司内部审核及公司治理的环节。

以下3点可供参考：

1.交易点

1.谁收钱：谁负责前线收钱

该负责人必须对每天每个交易的收款负责任，可以是其他同事代收，但一定要确保钱交到负责人手上，及连同交易单据一并呈上。

2.收钱方式

无论是现钱、信用卡、赊账还是预付方式，每个收钱方式都要有记录。

3.收钱地点

在每个维修兼零售门市上，都应有固定的收钱处，这收钱点也应有更好的监督。

2.文件记录
与管理

1.如何有效记录收钱的交易点

理清每个收钱方式与记录方式。这些前线记录能否有效的传递到母公司及相关负责人身上！

2.文件必须反映真实性

当文件记录与事实不符合时，过程中是否有更多问题的产生？例如，一天生意量为5000令吉，记录上只有3000令吉，那么如何能察觉这失去的2000令吉呢？能否从库存、前线工作人员内部出货单据等的记录发现这收款与真实生意量的落差。

3.文件管理

清晰、简单且能一目了然的文件存放及分门别类，让内部审查更有效。

4.提取资料与讯息的方便性

方先生基本上正面对这挑战。如果过去方先生的公司具备能随时提取资料的方便性，他就可以在没有回到公司的情况下，直接从公司电脑系统上获得资料，以进行审核，这就能避免不必要的损失。

3.
审核

以方先生的处境，当时是他从事审核的工作为例，而当他无法每天进行审核时，就会导致职员起歪念，最终导致双输的情形发生。

因此，在审核上建议如下：

1.审核程序

a.如何确保前线收钱已进入公司记录的系统。

b.如何确保款项已进入公司的户口中？

c.任何的支出项目上，将滥用的可能性减至最低！

2.审核负责人

每个过程中建立相互监管的制度，如谁备文件、谁签收、谁验证，这步骤可以从分行到母公司的每个交接环节中实践。

3.验证审核的有效性

观察或预演从前线到结束的过程，是否都在监管当中，而每年都应再做适当验证审核。

思维重点方先生需认真思考及规划公司内部审核及公司治理上的必要性。此外，或需要寻求顾问协助并深入探讨，从公司系统、制度与人士上作全面的规划，才能一致制定系统与制度！而适当的电脑化会计系统是非常重要的。