远程办公（包括居家办公、共享空间办公、Cafe办公等模式）或是弹性办公（办公室办公+远程办公）的制度，在跨国企业已落实多年，但本土企业却鲜少考虑。

疫情的到来，部分企业尝试了居家办公，那会否在疫情过后进一步采取远程办公或者弹性办公，以改变企业的管理模式？听听经营者与高级管理层的看法。

背景：

IBM是远程办公的先驱，美国IBM早在1995年开始实行远程办公方案，虽然IBM在2017年宣布终止远程办公制度，但依然保有弹性办公。

加强科技营运

大马IBM董事经理连美玲透露，该公司的办公文化中，工具和科技是日常工作的一部分，而且大多数员工采取混合办公模式——每周固定到办公室办公+远程办公（居家办公），因此在行管令落实期间，她和团队能够顺利过渡并且适应居家办公。

同时支援24万名员工

“这让我们可以为在行管令期间如常运作的重要领域的客户提供支援。在整个组织中，我们的团队使用的科技和工具包括Slack用来沟通、Webex用来进行视频会议、用Trello记录项目与计划，用BOX存放文件，用Mural做为讨论时的白板。”她指出，IBM是全球为数不多，能够在公司内部网络同一时间同时支援24万名员工的科技公司之一。IBM的网络可以为全球35万名员工提供支援。

“IBM有弹性办公安排政策，员工可以选择远程办公，这取决于他们的工作性质以及所支援的客户。而有关的工作安排是系统化且是员工与各自的上司协商达成。”

IBM在弹性办工安排上的经验分享：

1.平衡：在客户的业务需求与员工之间保持平衡极为重要，以提高团队效率。

2.文化：IBM文化建立在信任和负责任的核心价值之上，以确保我们的业务承诺被履行。

3.多元化：在了解文化和习俗的差异下进行关怀与判断，因为这会影响业务往来。

4.成果：IBM是高效和成果导向的组织。工作是我们必需做的事而不是我们去的地点，这就是我们在市场上与众不同的原因。

各领域分享资源

连美玲表示，已有专家指出冠病冲击社会、经济和工作，因此她相信有远见的企业会利用这个机会进行数字化或加强科技在日常营运的应用。该公司也因此与教师、家长、学子、非盈利组织、医护专业人士分享资源，当中就包括：

●IBM远程学习网站让学校免费使用IBM各种工具和资源打造虚拟教室、协作、视频会议、提升数字技能和职场软实力；

●IBM超级电脑Summit协助美国能源部研究人员找出可阻止冠状病毒病发挥作用的药物化合物，同时也免费向国家卫生机构提供云端统一数据管理平台IBM Clinical Development系统，透过网络提供数据和分析，减少临床试验的时间和成本。

●提供操作风险洞察工具予非营利组织。

弹性制度长期有助益

职场社交平台LinkedIn亚太区专才与学习解决方案副总裁洪雍华披露，最近这个月以来，她们看到对于采纳弹性办公方式的兴趣大增。自今年1月以来，在LinkedIn Learning的“远程办公”搜索量增加了两倍，这显示员工和经理人正在就如何应对远程办公和管理远程办公劳动力的挑战寻求建议。

创建免费学习资源

在LinkedIn看来，采用弹性办公制对于现代劳动力的长期成功有所助益。她指出，LinkedIn已建立资源中心提供洞察（Insights）、最佳实践以及如何在当前环境中与员工和客户互动的工具，以协助企业驾驭如今全新的工作环境。同时，LinkedIn Learning上也创建了免费的学习资源，让会员和客户开发和提升自己的技能。

洪雍华提醒，如今正是采纳学习和成长思维以保持生产力的大好时机，“对于专业人士而言，这意味着对于学习新技能和提升技能的机会抱持开明的态度，这么一来才可继续掌握多用途技能（Transferrable Skills又称可转移的技能），不管担任任何角色/职责都可胜任。企业也应该设法让企业文化保持活力，因为在居家办公之馀，员工也需要有参与感、支持家庭并进行更多的协作。

“以目前的情况来说，企业必须照顾员工，提供他们所需的身心支持员工，这一点尤其重要。在LinkedIn，我们落实远程办公以确保员工和整个社区的安全。”

加速数字化进程

百乐园地产(Paramount Property)是少数把办公室迁至共享办公空间的传统产业。总执行长马骏骢认为，疫情和行管令会直接和间接影响日后的生活作息和工作环境及程序，数字化(Ditigalisation)进程将会加速。

他透露，该公司在两年前做了一个大胆的决策，将整个公司搬去他们在沙阿南的共享办公空间[email protected] Alam。由于搬迁所需，工作程序有70%已经数字化，也订了要在2024年落实100%数字化的目标，这次的危机将加快他们的数字化速度。

检视制度利与弊

也因为数字化所带来的优点，他们鼓励员工使用弹性办公时间和弹性地点（共有5个Colabs），这期间落实的居家办公正好可以让他们检视这些制度的利与弊，以便改良成效。同时，也让管理者有机会看到行政和管理的效率和人事上的强项与弱点。

“科技在行管令中扮演很重要角色。视频会议平台如Zoom、Microsoft Teams如此方便，跨行转帐让人们不必回办公室也可进行支付、eHR让企业准时出薪水、网上平台让他们继续卖房屋……他认为行动管控令或疫情完结后，大多数的公司还会继续用下去。”

从危机中思考

站在管理者的角度，他表示疫情也提升了公司的的风险管理以及营运持续计划（BCP），“尤其是BCP，我们的共享办公空间正好发挥作用。有相当多的大公司都来询问，想租用共享办公空间当后备办公室，如果需要实行隔离时可以启用。”

当然，保持社交距离对于共享办公空间是个大挑战，但他认为透过这次的经验，共享办公空间可以调整，包括提供更多包厢和私人空间，以阻止病毒传播。

“每一个危机都造就了机会，2003年的非典型肺炎，马云推出了淘宝网，才有今天的阿里巴巴。所以希望大家都能在这次的危机中认真思考，把它当成是成长的一个契机。”

网络科技待进步

注册心理辅导师李志祥指出，疫情平息后，更多人会对远程办公有所认识体会，也会更了解自己的行业、个人的工作习惯是否适合远程办公。一些公司会从经验中整理出“遥控”所能提供的效益以及面对危机时的最佳办公模式，也趁机评估公司员工是否具备了遥控办公的自我规范能力，并在日后提供有关训练。

短期内难有效益

在他看来，虽然普遍来说远程办公的现象会有所提升，但是短期内不会带来太大的效益或流行，原因包括：

1.这次的居家办公经验是一种“仓促、被动、被迫式”的经验，许多公司还未真正建立有关办公系统和文化，协调与操作上仍然存有诸多困难与挑战；

2.居家办公并不适合每一个人：无法自律且没有经过相关训练的员工会可能会变得散漫甚至怠惰；

3.居家办公模式需要有强大的资讯科技和网络科技作支持，我国在这方面的发展仍有待进步；

4.人们更期待迅速回复到原有熟悉的工作环境与模式，以复苏当前经济状况为优先——待稳定过后才会重新检视远程办公经验的利弊；

5.随着行动管控令社交安全距离防范意识的提升，共享办公空间短期内会面对更多挑战，毕竟在陌生环境与陌生人共处办公，人们还会存在着不安与防范心理。

“作为一名主管，我的公司在多年前已经局部采用弹性办公模式。辅导行业毕竟还是一个强调与人接触的服务行业，但经历行管令经验后，无疑它也会是公司未来规划的重要参考，毕竟没有人能预知下一波危机何时还会降临，重新冲击我们的生活。”

调整改善现有制度

人力资源顾问公司Kelly Service大马区主管兼董事经理沈伟义直言，从员工的角度来看，弹性办公无疑会是他们的首选，“这不意味着他们会喜欢居家办公，而是他们希望在工作时间或地点上拥有弹性。”再者，随着越来越多 Z世代加入劳动力大军（他们精通科技，早在行动管控令落实之前就已经倾向于选择弹性办公），他预计大多数的劳动力会喜欢弹性办公制，而且这个趋势在未来只会更受欢迎。

雇主则是另一种情况。他指出，大多数企业应对行管令生效的营运持续计划（BCP）是把公司业务转移到远程办公（或居家工作）进行，由于期限超过1个月，这让员工了解和熟悉了远程工作或弹性工作，“所以雇主必须决定，在行管令解除后是否要回归正轨（固定到公司办公）还是要调整改善现有的工作安排以适应一个有弹性的办公环境？ ”

弹性制度强化员工

他建议善用行管令期间居家办公获取的经验，“虽然这是特殊情况下，因应营运持续计划（BCP）的需要而落实的工作模式，但是，对于企业而言，把弹性办公政策列为工作的一部分，至关重要。因为它能容纳员工不断改变的需求并帮助企业未雨绸缪，为将来需要员工继续居家办公的任何危机做好准备。”

该公司预测，大多数雇主将在行管令后开始研究弹性办公模式，已落实弹性办公制的雇主则可能提升现有模式，探讨引入哪些新科技或如何提升劳动力的技能以强化员工的工作验。而尚未落实弹性办公制的雇主亦会有所动作并探讨，因为，上班族早已准备好拥抱弹性办公模式，只待雇主落实科技以及是否愿意对此进行长期投资。