近期为一家企业执行作业程序编制，这企业的员工突然冒出这样一句话：公司将作业程序写得这样详细，简直等于将作业秘密都写在书本上面了，这样做不就提高泄漏公司机密的机会了吗？

该员工续说，其实作业程序应该不需要写得这样详细，这样既使员工离开带走，也不需要担心他会使用这些手册另起炉灶。

当这位员工这样提起的时候，不禁想起古时候师傅教徒弟的状况，师傅永远都留有最后一招，若有天徒弟反叛，师傅就可以使用这一最后夺命一招教训之。

那现代企业是否还需要留有“杀手锏”的一招？这么多年为多家企业打造作业程序，答案是只要将应记录的各种规范或者流程根据作业程序来做区分，将内容分化掉即可。

举例，好像肯德鸡的炸鸡烹饪食谱，从食材成分调制到烹饪的方法都分散至三个主要单位手上。如此将秘密分化成各个细节，并且由不同的工作人员掌控，甚至真的发生泄漏事件，也掀不起巨大的风浪。 

文件管理三大级别

谈到文件管理，各企业有不同的定义，这里就引用ISO9001对文件管理的定义来说明。

文件在定义下分为三大级别：

1）最高级：企业文件，记载企业本身的规范，提供身为管理层的人在操作管理上所应遵守的规范。例如上市公司对组织下企业运作的规范，组织的章程等各式各样的标准，是企业为企业管理人在操作上的标准规范。

导入ISO管理的企业都会有一本称为品质守则（Quality Manual）的书。书上著名企业在品质管理这一环节上的宣言，包括将会导入的管理方法以及相关的作业程序等。

有企业会在人力资源上撰写员工守则，内容包括各种对企业内聘员工（从最高管理层到最低层的员工）的行为规范。又例如最近为一家企业参考质量手册量身打造一本人力资源守则（HR Manual），主要纪录企业在人力资源、组织上的各种规范。

2）中间级别：作业程序文件（Work Procedure），记载各部门作业的规范内容涵盖部分比较广，是提供部门工作人员在执行各种职务上的流程规范。

相关文件，包括有营运作业程序（Operation Procedure）、业务操作作业程序（Sales Handling Procedure）、财务管理程序（Finance Control Procedure）、员工培训手册（Employee Training Procedure）等等。这类文件若读者上网搜寻“作业程序”一词，可以看到各种各样各门别类的作业程序。

3）最低（这里指的是底层）级别：工作指令文件（Work Instruction），记载个别工作项目的方法或者步骤，比较作业程序文件其内容涵盖范围比较小，很多时候仅是一个指令般的文件。

这一类别的文件在一般企业内都非常常见，而且很多时候企业业主在咨询的时候会告诉我，其企业内已经具有一系列的标准作业程序（SOP），甚至看过的所谓作业程序其实只是网上下载稍做修改的版本，或者从书本上抄下来的也有。除此之外，也包括一些外出文件如广告案、企业说明书等。

非企业全部

企业可根据三个不同级别的文件，以及遗失造成的损失做出适当的文件管理方法。举例，针对高层的文件，尤其记录了许多企业内部的标准，因此必须获得高度的锁码甚至只有某一阶层的人才可以索取阅读，中层的文件可能仅限该部门经理可以索取，甚至仅限培训时可以使用等。

如此这般，将企业营运的机密拆散成许多小部分，若员工有心盗窃，也很难一次取走全部。

最后，常以这一句话劝告业主关于这一方面的担忧，作业程序并不是企业的全部，作业程序其实仅是企业的经验与知识累积，虽然价值很高但是非普通人或不懂得行业的人可轻易盗走利用，若不能配合对行业的认识、硬设备、包括人事安排，也很难发挥该作业程序的价值。

企业的经营经验，并不是作业程序可以100%记载下来，业主包括员工的互动与经验还是关键之一。