名家专栏

如何分析问题根源/陈绣茗

执业这么多年,察觉中小企业的惯性问题,就是“扑灭火灾”,英文通称“Fire Fighting”。

还记得三年前辅导一家经营了10年的技能培训学院建立他们的标准操作系统,从此消除了超过50%不需要发生的“火灾”(意外的事故和麻烦)。

若大家还记得两年前发文分享两兄妹在经营上发生矛盾的故事;包括经营了近20年餐饮业业主面对员工问题;加上最早期提供自助餐饮服务的企业(也是10年企业)等,企业内部都产生这样的问题。

当与这些业主沟通时得知,许多时候他们确实忙碌于“扑灭”内部种种失误所引起的“火灾”。

他们往往希望当一道问题被解决之后,可永无后患,但现实中却是一场”火灾”被”扑灭”后,另一场”火灾”又发生。

所谓,一波未平一波又起,身为中小企业的老板何时得以休息啊!

还记得餐饮业业主诉苦说,过往发生顾客投诉,内部改善反应得很慢,不是故意很慢,而是因为没有一个专人去处理,加上老板自己已经身缠万事实在分身乏术。

很明显,身为局外人都可以知道是他们缺乏人才协助管理,但仔细思考真的只是这样单纯吗?

没找对方法

虽然说,人无完人,每一个人都有他们的强项,这些中小企业老板,有许多都是具备非常棒领导天分、甚至是生意天分的人,可是当面对管理员工、营运、管理等他们就这样显得束手无策吗?

每当我深入探讨,察觉,这些老板并非不懂管理道理,但他们缺乏的是一套有系统性的问题解决方法,在种种错综复杂的问题下,结果常因为时间上的不允许而陷入“扑火”局面,之后又是忙忙碌碌的,以致没有找出问题根源以便找出对策。

上一期分享了一些本身惯用的问题根源分析方法,那是简略版的“根源分析”。

每当接上一宗辅导案子,若察觉这家企业业主常有“扑火”的困扰,且内部问题往往都是有连锁关系,故首先必须使用这套方法将问题与解决方案找出来,从此才能从根本一次性解决问题。

这一套方法,名为“根源分析”英文名称为 Root Cause Analysis(RCA),根本原因分析是识别问题或事件的“根本原因”的系统过程,以及对这些问题或事件进行响应的方法。

提问5个为什么

简单说明,就是针对一宗事故问上5个“为什么 (Why)”,之后再针对每一个为什么后产出的答案一一提出解决对策。

若对策为新的标准作业方法,便可将之编制成为新的作业方法。

这种问题分析的方法,市面上具备培训专员提供培训,有兴趣的读者,可以找来培训员教导正确的方法。

以下我将用简单的案例来分享如何使用这一套问题解决方法,来协助在这段病毒影响加上经济动荡时期下,引致多重经营问题而心生困惑或焦虑的读者。

这套问题分析方法,是从处理问题一直衍生至为预防而问。

举一个例子,堆高机发生漏油事故。

上述的每一道问题,其实还可以产生出更多的预防方案,并可以用之来教导员工。其中还少不了指派负责人并且设定完成时间,否则,解决问题的方法虽然找到,但是永远也不会落实。

反应

 

财经新闻

电子发票稳步推进 AI助力中小企数字化

(吉隆坡25日讯)自电子发票实施以来,政府机构与业界积极推动中小企业顺利适应新系统,当中内陆税收局与大马数字经济机构(MDEC)积极通过免费平台、经济实惠方案及人工智能(AI)科技,帮助企业数字化转型。

中小企缺乏技术支持

内陆税收局税务营运部电子发票组主任拉西达博士指出,中小企业是纳税占比最大的群体,大部分企业将在第三和第四阶段实施电子发票。

她今日在题为“通过数字化赋能中小企业:利用电子发票和人工智能打造更智能的未来”论坛上说,政府了解到许多中小企业面临挑战,尤其是缺乏技术支持。

“因此,我们推出了MyInvois系统,一个免费的电子发票平台,协助中小企业将其视为自家系统使用。”

她强调,税务局的目标并非惩罚企业,而是通过培训课程、教学材料和分享会,引导企业顺利过渡至电子发票系统。

当局将协助企业,确保他们轻松适应数字化转型。

她表示,人工智能正逐步融入电子发票系统,以分析趋势和行为,让税务管理更智能化。

“我们的系统已融入人工智能元素,未来还将推出人工智能虚拟助手,让企业更轻松的获取相关信息。人工智能将加快信息共享,提高精准度,并简化企业税务管理。”

成本考量 技术认知 自愿采用

实施电子发票3挑战

大马数字经济机构国家电子发票与标准化总监赛依夫依兹万表示,根据中小企业反馈,企业在实施电子发票时主要面临成本、认知与技术、以及自愿采用三大挑战。

他说,帮助企业客服成本问题上,该机构正与服务商合作,提供免费、付费及至少5至10种经济实惠的电子发票解决方案,确保企业能以永续方式采用电子发票。

谈到认知与技术,他说,许多中小企业起初不了解电子发票的重要性,但当他们意识到它在税务合规及业务运作中的作用后,就会看到其价值。该机构正与服务商简化电子发票流程,使中小企业无需技术背景,也能轻松操作。

“此外,大马数字经济机构会与大型企业及跨国公司合作,要求中小企业提交电子发票,以形成自然激励机制,让中小企业逐步适应数字化。”

使用会计软件仅系统转换

他说,当中小企业与大企业签署合约时,可能会被要求以电子格式提交发票。随着他们体验到电子发票在提高效率、优化财务管理等方面的优势,自然会倾向于长期使用。

iMocha私人有限公司董事经理黄兹翰指出,大多数中小企业已在使用会计软件或ERP系统,因此电子发票主要是系统转换,而非重新学习如何开具发票。

“财务团队可以像平常一样操作,会计软件将自动提交发票至内陆税收局。”对于未使用会计软件的企业,他建议采用免费的MyInvois平台,即可线上开具电子发票。

他也提醒国际贸易企业,需注意不同国家的电子发票标准,以确保跨境交易顺畅。

AI普及也需创新与监管

随着人工智能(AI)科技迅速发展,市场人士认为各行业须尽快采用人工智能,否则将在竞争中被市场淘汰。

他们呼吁,推广人工智能不仅关乎科技创新,也涉及监管框架,以确保安全与合规。

数字部国家人工智能办公室(NAIO)主任山姆马吉表示,政府成立国家人工智能办公室旨在构建完善的人工智能生态系统,其中包括行业应用及监管框架。

他今日在题为“通过人工智能与中小企业数字化推动大马经济增长与商业成功”论坛上说,在行业应用方面,如中小企业、交通、教育和农业等领域,人工智能的普及仍面临挑战。

“比如,交通行业部分人士仍抱有‘尚有时间’想法,但实际上,时不我待,企业若不迅速采用人工智能,终将被淘汰。”

他比喻,国家人工智能办公室的角色就如汽车的油门与刹车。油门推动人工智能创新,而刹车确保其安全运行,只有在两者之间取得平衡,人工智能才能真正推动国家发展。

人工智能减人为错误

此次论坛的主持人,为大马中小型企业公会总会长陈棋雄。

大马仲量联行董事经理邓文安表示,该公司已在部分业务中应用人工智能,确实提高了效率,并减少人为错误。

然而,他强调,全面推广人工智能仍需谨慎,以避免过度依赖人工智能可能带来的潜在风险。

另外,Boost Connect总执行长安库尔贾克瓦尔则指出,人工智能知识普及与培训仍是微中小企业面临的主要挑战。

“虽然许多人听过人工智能,但对其实际商业价值理解有限。我们提供易用的人工智能工具,如能发出交易确认音的收款音箱,让夜市商贩或餐车业者也能轻松应用人工智能。”

视频推荐 :

反应
 
 

相关新闻

南洋地产