名家专栏

成功导入SOP/陈绣茗

身为协助企业改革打造内部作业流程与编制作业程序(SOP)的辅导员,最大的成就当然是看到客户在采取自己的意见后所获得的成果。

虽然当努力逐渐结成果实,就意味着辅导员可以退位了,这种感觉确实是依依不舍,毕竟这段路不是两天、一个月,而是长达一年甚至超过一年的项目。

一路带着客户,提供案例、提供意见、给予解决方案,导入SOP解决员工重复犯错的问题、客户投诉的问题等等。

有时候感觉自己就好像企业内部一份子,企业的员工看到我们,也很习以为常感觉我们也是他们一份子,非常安心的诉说他们所面对的挑战,期望我们可以给予一个长远的解决方案。

今天要分享的案例是业主曾经硬着头皮、挤着荷包签下了SOP撰写项目,如今积极发展作业自动化的企业。从中小型企业型态发展至今有中大型态(未来展望是集团型态),在行业中逐渐崭露头角并且在业界具备很强竞争能力的企业。

究竟这家企业有何秘诀?他们如何改革?

今天就跟各位读者分享他们的改革点滴,由于保密协议,以下将只会点到为止,希望各位读者体谅。

早期:2019年,启动设定标准与作业方法。

企业内部只有业主一个人是最熟悉作业方法,包括构思服务配套加上成本管控等等。

业主曾经想要培训工作接班者,可是屡屡失败收场,业主总结这是他独特的特质加上对行业的熟悉所致,因此很难将这套“功夫”百分百传授出去。

这段时间为了不断拓展业务,业主非常忙碌,一边凭着自己对行业的经验必须应付顾客,另一边需要紧紧盯着账目与监督资金流动;一边要协调内部员工作业,另一边还要解决各种奇难杂症,简直就是典型的企业超人。

当时业主非常忙碌,不仅是在讨论时频频被客户的来讯打断,也导致会议常需要被改期,就这样走走停停,整个项目走了8至9个月。

紧密监督

不谈我方做了什么,读者可以从过往文章中了解一二。

谈谈业主,在整个过程业主不仅非常配合、积极努力导入SOP,还亲自监督作业程序有被遵守,还不断在原文上修改以致该SOP可以完全符合现有作业要求。

过去许多文章中曾经有提起,不少企业业主花钱找专人写了SOP最终却不了了之,SOP并没有发挥作用,关键就在业主(或者业主指派专人、或者部门经理)没有积极监督旗下员工是否有认真理解SOP内所写的内容,包括熟悉并遵循。

这么多年的经验告诉我们,第一次导入SOP的企业,若在前期没有紧密监督确实是很难看到效果的。要改变行为,除了软硬兼施,没有第二种方法。

故事未完,下一期继续分享。

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财经新闻

企合部助逾62万企业家 首9月发逾64亿融资

(吉隆坡24日讯)从今年1月至9月30日期间,企业发展及合作社部成功协助61万2692名企业家,所发放的融资价值64亿5000万令吉。

企业发展及合作社部长拿督依温贝尼迪说,这些企业家包括全国各地的微型、中小型企业合作社、社会企业、非正规领域企业家、小贩和小商家,他们从部门及机构落实的206项计划中受惠。

“包括融资、能力发展、采用数字化和自动化、扩大市场准入和促进创业精神。” 

他配合昌明政府2周年庆典(2TM)暨2024年公共服务改革大会,发文告这么说。

依温贝尼迪说,在昌明政府执政的两年内,其部门推行各种倡议和项目,涵盖政策制定、治理和监管、能力发展、融资渠道、市场准入、采用科技及加强服务传递。

他指出,此举旨在提供有利的生态系统,以支持国家创业领域的加速增长和稳定,提高企业家和合作社的规模和竞争力,并加强创业服务传递体系,使其更加便利和有效率。

他提到,该部门已制定政策、指南和行动计划,例如2030年微型及中小型企业计划、2030年大马合作社政策,以及2030年国家小贩和小商贩发展政策。

东马建92乡村市集

“此外,本部门也准备2.0全国一县一领域(SDSI)计划推行指南、居家经商监管指南、2023-2027年小贩和小商贩发展计划、非正规领域企业家正规化计划,以及2030年合作社数字化行动计划。” 

依温贝尼迪说,该部门今年推出的新倡议和项目,包括括乡村市集(Tamu Desa)场所发展计划以改善基础设施,从而协助乡村和城外小商贩,尤其是沙巴和砂拉越。 

“今年,沙巴和砂拉越发放1900万令吉拨款,兴建和提升92个乡村市集地段。” 

至于今年1月至9月期间在企业发展及合作社部之下的融资倡议,他说,总数为64亿5000万令吉的融资透过微型及中小型企业融资计划,由国家创业集团商业基金、大马策略信托基金会、人民银行、中小企业银行、中小企业机构,以及国企公司的放予26万5325名企业家。 

他指出,在相同期间,大马合作社委员会在全国各地落实95场合作社和企业昌明销售计划(JMKU)活动,录得854万令吉销售额,涉及25万4568名消费者。 

针对在指导和培训项目方面取得的成就,依温贝尼迪说,该部门在国家企业学院之下,通过商业和财务管理方面,成功和培训8308名企业家。 

他也说,该部门在日本、法国、德国和沙地阿拉伯,执行清真企业家、供应商和特许经营商的贸易发展任务。 

“于今年1月至9月期间,在16个国际贸易任务录得15亿3000万令吉实际销售价值和潜在销售价值,涉及289名企业家。”

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