（怡保8日讯）2016年公司法令即将生效，公司秘书责任加重，一切工作得谨慎行事！资深公司秘书胡宝权向《南洋商报》记者指出，新法令虽简化有限公司行政程序，但存在许多隐患，秘书欠缺保障，一旦公司被介入调查或面临诉讼，秘书不仅被禁足出国，也可能难以更新执照。

他幽默地说，秘书以后出国旅行前需检查出入境通行状态，指新法令将秘书列为公司责任方之一，故公司被调查期间，秘书将与董事披上同样的命运，被冻结出入境，故肩负多家公司的秘书公司，责任重如泰山。

“新公司法令9月15日被通过，无论有限公司、挂牌公司的秘书都必需具备或委任持有大马公司委员会（SSM）发出执照的秘书。秘书执照每2年更新一次，倘若行事出错，可能面临执照年限缩短至1年，甚至更新被拒的可能性。”

文件须反复核查

胡宝权今日出席怡保“2016年公司法令——让公司章程转型及符合新法令”进修研讨会，为霹州的职业秘书讲解新法令的变化，从而改进秘书作业方式，以避免卷入诉讼或执照不保的窘境。

他以公司增新董事的事项解说，新法令不再须新董事宣誓，仅需发表声明，若秘书没查找确认新董事是否被判入穷籍，将必须负上一定责任，即SSM认为秘书失职。

他指出，SSM会根据秘书的表现与评估记录审核执照更新申请，秘书在处理文件时应反复核查，以避免公司所提供资料错误或纰漏，令公司、董事、股东及秘书得不偿失。

“新法令虽尚未生效，但原有的公司秘书在生效后的1年宽限期内，都必需向SSM申请执照，否则如同放弃秘书职位，由于不清楚SSM的审批要求，也无法担保所有秘书都能顺利取得执照。”

他补充，公司可有多名秘书，但秘书长或委托秘书公司的负责秘书必需具备执照，新入职者在缺乏经验下，相信难以申请执照，只能暂且担任助理工作。

促重审公司章程

新法令变动及影响甚大，胡宝权相信，新法令将为公司带来继消费税制后的第二波冲击，促公司委托秘书重审公司章程，确保与新法令无冲突。

“新法令下，公司可由单一董事组成，亦无需召开股东大会，仅需取得过半董事及75%股权持有者的签字就可通过议案；若章程内容违反法令，相关章程将失效。”

委托单位须尽早预约服务

不过，他表示，重审公司章程的工作繁重，受托秘书公司难以提供免费服务，收费约数百令吉，希望委托单位尽早向秘书公司预约服务，好让秘书公司有充裕时间处理。

研讨会马来西亚公司秘书协会主办，由自上午9时至下午5时，剖析新法令的重要变化，并与听众交流解决和处理方案。主持研讨会者为该协会霹雳州代表潘霭东。