独家报道：林妤芯

一场大流行病改变全世界，所幸在科技的协助下，企业可迅速应对转向居家工作模式。

但随着2019冠状病毒病疫情逐渐稳定，且政府也有条件放宽管控，居家工作新常态又能否延续？

若是这个新常态的工作模式持续，企业和员工又该如何调适？

首相丹斯里慕尤丁本月初宣布规模达350亿令吉的短期经济复苏计划，涵盖40个倡议，当中也包括继续推动数字化，以迈向工业4.0时代。

为了鼓励雇主，尤其是中小企业善用科技，推行居家工作概念，雇主若为员工提供手机、手提电脑等，可获得高达5000令吉的税务减免。

有了政府“加持”，人资专家认为，这势必会改变国内工作模式。

政府加持  企业变通  员工更幸福

此外，居家工作新常态对企业而言并非坏事，相反还有助于提升员工幸福感及生产力。

推特公司上月中宣布，允许员工永远在家工作，成为首批转为居家办公的公司之一。

相隔一周，面簿总执行长扎克伯格在面簿贴文，预期旗下4.8万员工在未来5到10年间，会有半数永久远程工作，这会是公司运作重大改变的一环。

美国工作模式正经历翻天覆地的转变，马来西亚是否也会掀起远程与居家办公的新常态？

人力专家直言：“居家工作会成为我国职场新常态，这也会改变办公室的‘角色’，变成社交联系及创新的平台。”

80%企业分两组办公

Kelly Services大马区主管兼董事经理沈伟义告诉《南洋商报》，那些非必要服务的企业，比如人力咨询顾问，自政府3月18日落实行动管控令起，就全面居家工作，至今也取得良好效果。

“这段时间，我们通过视讯及数字平台，与顾客及员工保持良好沟通并完成日常工作，而据我们观察，诸如联络中心、数据库、资讯科技及银行等不同领域的顾客，大多也居家工作。”

虽然政府5月4日通过有条件行动管控令，允许大部分经济活动重启，但他指出，公司一半的顾客仍选择继续居家工作，待管控令结束再打算。

“约80%的企业顾客（包括我们）都决定分成A、B两组人，即A组员工回公司工作时，B组就居家工作，反之亦然。”

3亿人远程办公

疫情打乱企业布局，然而要在短时间转变工作模式也有挑战，人力资源公司任仕达（Randstad）新加坡与大马董事经理再也达丝指出，企业在科技便利及调整实际操作方法后，对远程与居家工作会更得心应手。

“不过，由于各企业的需求和职能不同，目前还很难确定后疫情时代，国内工作模式的变化。”

她披露，随着疫情3月全球大爆发后，估计世界各地有超过3亿员工都得远程或居家办公，而已有人力资源专家开始探讨后疫情时代办公空间的用途变化。

“远程与居家工作新常态，加上错开员工及以分组形式在不同时段回公司，不排除企业或会检讨办公室用途及需要。”

克服3大挑战

企业税务咨询与数据分析方案供应商毕马威，在今年4月7日至5月19日的管控令期间，针对国内3022个企业老板及员工展开调查，当中69%受访者认为，管控令结束后也应持续居家工作。

不过，只有1692个或56%的企业老板支持居家工作，另有64%受访者表示，居家工作期间面临3大挑战，分别是网络问题（61%）、沟通障碍（14%），以及缺乏科技支持（10%）。科技运用不足对员工生产力冲击大，调查显示，缺乏科技支持造成生产力减少24%；沟通障碍冲击23%，网络问题造成生产力下滑9%。

受访者分别来自雪兰莪（48%）、吉隆坡（22%）、砂拉越（6%）及槟城（6%）；其他州属占18%。

毕马威咨询服务主管合伙人程秀美披露，冠病的爆发使得世界各地的员工，突然进入远程工作模式。

“这对于员工及老板，都是一个严峻的学习阶段，因为仓促间就要设立必要的基建，同时还需给予必要的培训与援助，确保居家工作期间尽可能减低营运干扰。”

投资数字方案

后疫情时代，企业沟通模式大不同，视讯会议及即时信息平台，成为员工与企业的沟通桥梁。

再也达丝认为，企业应趁机开拓并投资数字方案，毕竟疫情后不再有面对面的大型会议，员工都通过视讯会议汇报工作。善用视频会议工具，能助企业与全球各地的客户联系。

“无论企业是否选择延续居家工作，但不可否认视频会议可把每个人聚在一起，若想减轻负担，可选择免费的视像会议软件Zoom及谷歌Hangouts。”

政府鼓励企业在行动管控令期间推行居家工作模式，获阿里巴巴、Amazon Web Services 、思科、谷歌、微软、腾讯及Zoom的响应，为雇主提供远程视频会议和协作工具便利。

毕马威的调研显示，居家工作使用Microsoft Teams、Skype等协作软件作为主要沟通平台，生产力最高，达77%。

“虽然如此，但只有50%的受访者居家工作时，懂得善用这些工具。”

毕马威人才事务和变革咨询执行董事莎米妮指出，这些调研结果凸显企业有必要为员工提供对的工具。

“工欲善其事，必先利其器，所以想有更高的生产力，企业须投资在有效的沟通平台，提升员工技术，尽快适应新科技迎接新常态。”

省成本回报多

投资科技不是成本，企业要抛弃固有刻板印象和模式，才能迎接新常态。

沈伟义认为，投资科技有助企业节省汽油津贴及电费等成本，长期回报可期。

“企业要转换思维，投资科技初期虽有额外负担，但长期却能节省其他成本，且当科技成熟而远程办公模式稳定后，则无需太大的办公室，随之而来可节省租金、水电费和汽油津贴等杂费。”

转换思维非一时三刻可达成，再也达丝指出，在亚洲的职场文化中，在办公室工作及面对面开会，是不可或缺的一部分。

“在疫情爆发前，企业偶尔运用视频会议工具及即时通讯平台，追踪其他办事处的工作进度，但在疫情爆发后，才发现这些工具的确有助内部沟通协调，提升生产力及强化合作。”

房地产咨询公司莱坊认为，企业必须构建稳定的线上联络基建，才能确保员工居家工作不断线失联。

莱坊大马企业服务执行董事郑扬建披露，居家工作好处多，除了可省下准备上班和通勤时间，也能省下车油或交通费。

“不过，居家工作也必须要维持一定的纪律，和在公司相同的专注力，就是上班时间专心工作，下班则回归家庭生活。”

突破传统思维

虽然企业在过去3个月间，迅速转向居家工作模式维持运作，但有专家担心，待经济全面重启后，基于传统思维牢不可破，恐怕难以延续新常态模式。

优大商业与金融学院副教授黄锦荣博士指出，从政府最新的宣布，继续推动经济转型仍是主轴，关键在于企业数字化的进程。

“我担心的是，当经济全面重启，我们是否还能延续新常态？”

他认为，若企业经营模式还是回归旧常态，那么这段时间的转变就白费了。

疫情不止改变整个工作文化，同时也迫使企业不得不思考未来的营运模式。

在短期经济复苏计划中，政府拨7亿令吉充作奖掖及贷款，鼓励中小企业数字化，而符合资格的企业可获得最高100万令吉的奖掖。

接受灵活工时

莱坊资本市场执行董事詹姆斯巴克利也不禁陷入思考，若是疫情结束后，国内工作模式又会有怎样的改变？

“疫情是否能永远改变整个工作模式，尤其是当一切回归正常后？”

他通过文告指出，特定行业能接受灵活或居家工作，但这并不代表办公室就此失去作用。

“工作模式的改变，让办公室变成一个让员工联系、进行社交活动、分享创意与革新思维的场所。”

企业存3隐忧：

灵活及居家远程工作模式并非新鲜事，但很少企业大刀阔斧转向灵活工作，主要有3大挑战：

●1：忧生产力下跌

企业担心灵活工作模式对员工的掌控力不足，连带影响生产力。不过，再也达丝及沈伟义异口同声表示：“快乐的员工，更有生产力。”

沈伟义指出，若企业能妥善安排灵活工作的居家模式，根本无需担心员工生产力受损。

他披露，联营公司PERSOLKELLY大马去年已转为灵活工作，所以趁机针对本地270名员工展开调查，结果显示87%的员工都可居家完成每日的工作量。

调查也指出，81%的员工乐于居家工作，这当中有93%的员工喜欢结合办公室与居家办公。

“他们认为，居家工作节省通勤时间，可有更多时间陪伴家人，无形中平衡工作与生活、改善心灵健康及职场幸福度。”

●2：高层领导转型

从固定工作环境转成灵活居家工作概念，需企业中的每个人配合，当中最挑战的是企业文化及员工思维的转换。沈伟义直言，企业要适应工作模式的转变，没有捷径可以走，管理层必须扛起转型的责任。

“企业可指定灵活工作政策，当中包括基本规则、可做与不可做指南、每日应完成的工作量等，这可清楚为员工建立明确的目标与期望。”

●3：上下积极互动

另一个不可忽略的因素，是企业必须积极与员工互动。

不过沈伟义说：“通过科技不断与员工联系，不止有助提升双方关系，同时也能激励员工。”

远程与居家工作模式过去几年逐渐形成，但再也达丝指出，很多企业无法确定远程办公会否对劳动力带来影响，所以不敢贸然行事。

“企业应先了解员工需求，若更看重工作与生活的平衡，和灵活工作的空间，而企业又能满足这需求，自然应迅速调整。”

居家工作优缺点：

●优点：

1）节省通勤时间

员工减少通勤节省精力，减少分心更有生产力。

2）高度集中精神

员工可依据自身情况，安排工作内容，能更加集中精神完成工作。

3）吸引科技世代

灵活工作是新世代员工的首选，他们希望在工作时间或地点上灵活分配。

4）省租及水电费

企业无需花费太多成本承租大型办公室，同时也能减少水电费及交通津贴。

5）提升雇主形象

灵活工作模式为摩登企业象征，有助提升雇主形象，成为员工首选企业。

●缺点：

1）缺乏社交活动

居家工作缩小社交圈子，或使得单身、有工作的父母及弱势群体的工作人士压力加剧。缺乏和同事互动的孤立与孤独感，或影响员工身心健康，打击生产力，所以企业需与员工保持互动，通过线上社区活络员工联系。

2）网络安全问题

员工居家工作，企业需正视网络安全问题，以保障公司机密。企业须投资提升公司网络安全措施，以防骇客网络攻击。

资料来源：Kelly Services及任仕达