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专业人士企业如何设立作业程序?/陈绣茗

上两期在案例提到的人事5大环节(招、聘、育、审、留)中,针对一家学习中心,其人事就分为行政与专业两群。因此,在人事管理作业程序上,管人不能只有一套,必须有两套。

今天要跟大家分享其中的道理,让相关类似企业可以参考,加强自己公司的内部作业。



在服务业设计内部作业程序中,常常必须看企业的服务是属于纯无形(total Intangible),还是有形+无形(tangible + Intangible)。

纯无形(total Intangible)的企业有学习中心,专业人士如设计师、建筑师,律师、顾问等等,那医师算不算?

个人喜欢这样分,或许大家这样看会比较容易。

如果产出没有任何商品/产品随同,必须以其他的形式,例如报告书、设计图等,那就是属于纯无形行业。

其余如餐厅,他们有两个必须管,一个是有形的——食物、另一个是无形的——服务、烹饪;回到医生,医生则是有形+无形。



那纯无形怎么写作业程序?

一切看起来是如此的理所当然,是否只要找到“对”的人肯学习、听话照做、稍微必须有思考解决问题的能力就可以了。

原则上,没错。纯服务也有两大面需要管理,一方在接受服务的人(顾客面)、另一方在提供服务的人(己方服务人员)。

避免期待差异

如果这两群人没有管理妥当,则很多时候都会有期待差异的状况出现。

所谓的期待差异,就是顾客从你的解释(你的销售人员在说明服务项目时)了解你的服务层次为A,但实际上提供的服务层次却为B,所以顾客期待值出现真空因而引起不满,甚至投诉。

一般上,如果提供服务的同时搭配商品/产品,那真空可以被商品/产品填补,因此,顾客感觉上的落差就可以被降低。

可能大家会认为,产生期待真空是提供服务的企业的问题。

其实不完全如此,很多时候是思想认知的偏差,接受讯息的一方,根据自己的理解下接受讯息出了偏差,在没有获得很真实的经验前,其实所谓的“懂”也只是”半懂”。

这未必是企业的错,这是人性的问题。

善用人格测验工具

但是经营企业,总不能什么都推向人性或归类为顾客的问题,而必须专注管理双方的期望值。

在自己的服务人员方面,第一步骤从清楚定义“对”的人开始,尤其是在人格方面的定义。

这个往往是企业搞不清楚为何请来两个人,他们的性格看起来类似,学历相等,经过同样的培训,给于相同的工具,赋予相同的权力指示,产出的服务层次却会不同。

个人推荐企业可以寻找相关人格测验工具,以便进一步清楚了解人格差异(不是靠感觉或经验)。

在执业这么多年,我常劝告客户,别期待可以改变一个人的人格,其实他们的人格没错,错的是入错行,或者是企业没有一套行为训练方案。

下一期,我将继续为大家一一解剖,管理专业人士企业的作业程序的步骤与其道理为何。

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在商言商

诚信企业才能走得远/拿督雷远生

作者:拿督雷远生(中总中央理事、沙闽中总会长)

雷金绰私人有限公司起源于家父在70年代经营的一家传统杂货店,那也是当时我们全家上下的经济支柱。杂货店可说是我童年时放假的唯一去处,承载了我的童年大多的记忆,也汇聚了我们一家人相聚的时光。

以前的家庭大多都是这样的,父亲经营的生意,就会要全家一起去出力,加上我的父亲十分严格,会要我和弟弟妹妹在周末两天,都不可以和朋友们外出去玩,需要留在杂货店帮忙。

那时候也没有什么特别的想法,父亲吩咐我们,我们就到杂货店帮忙,这情况维持到我就读高中的时候,一直设法想要帮助家里突破这一层不变的现况。

记得我高二考获驾驶执照后,就说服父亲出资买辆小型罗里,让我可以在周末的时候,载着一些货品到郊外的小镇、乡村去兜售,借此增加杂货店的生意。

高中毕业后,我未继续升学,便留下在店内帮忙,与父亲一起分担家业。

然而,好景不长,父亲在我23岁时骤然离世,顿时感觉前路茫茫。

身为长子的我,下有3个弟弟、3个妹妹,都还十分年幼,重担自然就落到我的身上。我必须一肩担起这个家族生意。

所幸的是,当时我们主要的供应商杨协成公司的高层人物,特地飞过来慰问,也向我保证,在父亲去世后,不但依旧愿意照常供货给我们,还愿意将货期延长,让我们不用担心,少了后顾之忧。

我相信,这也是因为父亲一直坚持“诚信经商”,才取得供应商的高度信任。

跳脱框框才能突破

我深知生意要突破,必须跳脱原本的框框,否则长久下去,杂货店还是个杂货店,永远只是个小生意,日子久了可能还要面对被淘汰的局面。

所以我开始寻求突破。伴随着这些供应商的支持,我们的小小杂货店慢慢做大,现在成了许多快速消费品(FMCG)在沙巴的独家经销商,代理的产品种类十分多样化。

父亲的信念也是我的经商理念。

我深信,只有有诚信的生意人,企业才会走得远、走得久。这一路走来,其实大大小小的挑战有曾经面对过,遇到过不少的骗子,但是我坚持,不贪小便宜、不贪不义之财、不涉及不正当交易,让我一步一脚印,踏踏实实的把公司发展到今天的规模。

我自己也在经商这条道路上不断地寻求突破。80年代时期,我们开单的方式是很传统的,销售员在外地达成销售协议,他要隔天回到公司才能开单,之后才能开出传票给对方,再安排出货。

那时我大胆地做了一个决定,就是投资近百万令吉购买了手持式操作系统设备,让销售员在外地直接打单,马上通过这个设备连接电话的网线,将单发到总部的电脑,如此便能快速处理后续工作,在36小时候内把货品送到各个小镇。

推行改革营收翻倍

这项改革推行之后,很快速地让公司的营业额翻倍,也算是走在行业的前端。

“家和万事兴”,当一个家族企业要做大做强,团队精神尤其重要。我们深信企业的成功源自家族的团结及强大凝聚力。

我们兄弟姐妹每个周末都会一起聚餐,同样的,我们也积极把这个家族核心的理念,包括“诚信待人”以及家族团结的价值观,传承给下一代。

尽管我是老大,但是我们七兄弟姐妹都是平等相待,而且公司有任何重大决策,我们都是有商有量,这无疑也增加外界对我们公司的信心。

尽管如今公司已发展到一定的规模,但是我们还是坚持初衷,将诚信和家和视为最珍贵的价值观,不断传承下去。

同时,为了让企业可以不断进步,我们也会制定一个“五年计划”,就好比大马计划,将我们想要在这五年所要达到的目标和愿景制定一系列的计划来执行,每五年进行一次检讨审查,以确保企业走在正确的发展轨道上,同时也可以不断针对不足之处,进行改善和进步,让企业得以永续经营下去。

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