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建立修改作业程序文化/陈绣茗

身为管理者,最富挑战性的工作之一,就是构思如何使团队工作更有效率、更有效果。

要达到此目标,企业必须定期修订原有的作业流程/作业程序,若能在团队中建立提供更好的意见以助修改作业程序的文化,必定能对企业产生巨大的效益。



处于今日瞬息万变的商业社会,企业必须持续保持能随时修正目标、重新排列优先级,根据所修订的目标可以适当注入对作业流程或作业程序的修订能力。以下稍分享培养能力的方法。

1. 先确认作业流程、作业程序的负责人这里所指的负责人,不一定是部门经理一个,而是可以纳入多人来共同监督,或者将庞大的作业流程下放给特定的员工。

2. 定期规划修改的重点区域企业负责人,可以定期针对不同的区域来做重点讨论与修改。例如成本控制、顾客服务、员工发展、营销、生产规划、培训工作等。

3. 将规划编制入会议议程管理层会议的议程,必须特定将规划好的重点讨论区域列入议程,并且指定该重点区域范围内作业流程的负责人一同参与会议。

一般中小企业约1年讨论1至2次,大概就很足够了。在这个讨论的会议上,尽量可以选择比较好的环境,避免外界干扰以便可以获得最佳讨论效果。



“从…到…”的秘诀

4. 针对所规划的重点区域,应用“从…到…”讨论技巧来获得更好的意见会议中先说明重点区域被挑选的意义或目的,然后给参与者约15分钟来思考在这个区域内应该有什么改变:“从”什么“到”什么。

企业可以准备纸张,让参与者写下他们认为需要从事哪些改革的看法。例如:针对员工发展方面,“从失去有潜能的员工的组织,到能留下优秀有能力的员工”。

5. 总结意见讨论。当所有人都完成“从…到…”的意见之后,让大家浏览意见互相了解所提的意见。将针对某一个意见具有相同兴趣的参与者,组成团队,在进行细节讨论。将讨论的意见进行归纳、分类,最终得出大家都一致公认是最想达到的目标。最终,必须将最后所选择的意见,作公开说明,以获得全体的一致认同,作为改革重点。

6. 将重点区域排列优先级。如果所选择的改革重点有多于一个,那可以票选哪一个是最优先需要改革。

7. 对选择之重点改革。进行影响因素分析改变一组作业流程是必须小心谨慎,因为作业流程是为了达到某个目的而设计,有时候一组流程将会贯穿其他部门或工作站,若因讨论得出结果是该作业流程必须改革,那意味着流程目的是否也变化。

这个变化是否会对其他方面带来影响,再再都是需要仔细思考与分析。除此之外,也可以针对妨碍目标达成的因素进行分析。

8.创造行动计划。或许你会问,为何不直些写改革计划书便可?进行以上的步骤就在于避免许多规划者,从目标直接跳到达成目标的行动时,所可能会犯下的错误。

这个错误的造成是除了是因为讨论时靠直觉,更是无法很自信的确认该行动计划真正是否能达成目标。所以,进行影响因素分析是为尽可减少这一个错误而特别安插的讨论。

从简单开始

9. 指派工作计划书完成后,就是实际操作指派改革工作。这个步骤,真的必须认真执行。我从许多业主身上看到的,所缺乏的就是没有为行动者施加压力,结果导致改革计划常变成空中楼阁,在忙碌的日常工作中,改革成了昙花一现。

10. 若要确保被指派工作者能保持责任心态,就是每个月召集行动小组会议以便追踪进度。一直到下一个讨论会为止,提出整体成果报告。

若企业开始想要为作业程序进行修订,切记千万不要制造企图心过度的行动计划,一切从简单开始,让团队适应后,再逐步加强难度与要求。

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在商言商

诚信企业才能走得远/拿督雷远生

作者:拿督雷远生(中总中央理事、沙闽中总会长)

雷金绰私人有限公司起源于家父在70年代经营的一家传统杂货店,那也是当时我们全家上下的经济支柱。杂货店可说是我童年时放假的唯一去处,承载了我的童年大多的记忆,也汇聚了我们一家人相聚的时光。

以前的家庭大多都是这样的,父亲经营的生意,就会要全家一起去出力,加上我的父亲十分严格,会要我和弟弟妹妹在周末两天,都不可以和朋友们外出去玩,需要留在杂货店帮忙。

那时候也没有什么特别的想法,父亲吩咐我们,我们就到杂货店帮忙,这情况维持到我就读高中的时候,一直设法想要帮助家里突破这一层不变的现况。

记得我高二考获驾驶执照后,就说服父亲出资买辆小型罗里,让我可以在周末的时候,载着一些货品到郊外的小镇、乡村去兜售,借此增加杂货店的生意。

高中毕业后,我未继续升学,便留下在店内帮忙,与父亲一起分担家业。

然而,好景不长,父亲在我23岁时骤然离世,顿时感觉前路茫茫。

身为长子的我,下有3个弟弟、3个妹妹,都还十分年幼,重担自然就落到我的身上。我必须一肩担起这个家族生意。

所幸的是,当时我们主要的供应商杨协成公司的高层人物,特地飞过来慰问,也向我保证,在父亲去世后,不但依旧愿意照常供货给我们,还愿意将货期延长,让我们不用担心,少了后顾之忧。

我相信,这也是因为父亲一直坚持“诚信经商”,才取得供应商的高度信任。

跳脱框框才能突破

我深知生意要突破,必须跳脱原本的框框,否则长久下去,杂货店还是个杂货店,永远只是个小生意,日子久了可能还要面对被淘汰的局面。

所以我开始寻求突破。伴随着这些供应商的支持,我们的小小杂货店慢慢做大,现在成了许多快速消费品(FMCG)在沙巴的独家经销商,代理的产品种类十分多样化。

父亲的信念也是我的经商理念。

我深信,只有有诚信的生意人,企业才会走得远、走得久。这一路走来,其实大大小小的挑战有曾经面对过,遇到过不少的骗子,但是我坚持,不贪小便宜、不贪不义之财、不涉及不正当交易,让我一步一脚印,踏踏实实的把公司发展到今天的规模。

我自己也在经商这条道路上不断地寻求突破。80年代时期,我们开单的方式是很传统的,销售员在外地达成销售协议,他要隔天回到公司才能开单,之后才能开出传票给对方,再安排出货。

那时我大胆地做了一个决定,就是投资近百万令吉购买了手持式操作系统设备,让销售员在外地直接打单,马上通过这个设备连接电话的网线,将单发到总部的电脑,如此便能快速处理后续工作,在36小时候内把货品送到各个小镇。

推行改革营收翻倍

这项改革推行之后,很快速地让公司的营业额翻倍,也算是走在行业的前端。

“家和万事兴”,当一个家族企业要做大做强,团队精神尤其重要。我们深信企业的成功源自家族的团结及强大凝聚力。

我们兄弟姐妹每个周末都会一起聚餐,同样的,我们也积极把这个家族核心的理念,包括“诚信待人”以及家族团结的价值观,传承给下一代。

尽管我是老大,但是我们七兄弟姐妹都是平等相待,而且公司有任何重大决策,我们都是有商有量,这无疑也增加外界对我们公司的信心。

尽管如今公司已发展到一定的规模,但是我们还是坚持初衷,将诚信和家和视为最珍贵的价值观,不断传承下去。

同时,为了让企业可以不断进步,我们也会制定一个“五年计划”,就好比大马计划,将我们想要在这五年所要达到的目标和愿景制定一系列的计划来执行,每五年进行一次检讨审查,以确保企业走在正确的发展轨道上,同时也可以不断针对不足之处,进行改善和进步,让企业得以永续经营下去。

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