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我公司内部有代沟?/陈绣茗

我参与各种不同的培训课程甚至分享会等等,但是一旦当对方(讲师)问起听众的反应,坐下的反应大部分都是鸦雀无声。很多人喜欢归纳为这是亚洲人的文化,不爱出风头、不该乱讲甚至害羞等等。

当然,如果这是一场公开演讲,或许不重要,但若今天换成是老板渴望能从员工身上得到建设性回馈意见,或者希望可以得到来自同事坦承的回馈,又或者是团队成员之肩部愿意说出彼此认为对方的绩效,甚至其实企业期许可以聆听顾客对自己的服务或产品品质的反应。



在这样的情况下,企业获得的答案是:“还可以”、“没有问题”、“还好”、“过得去”等等,很可能导致企业失去一些对公司有帮助的意见,或者因为无法实时针对问题提出解决方案而错失时机。

在我执业这么多年来经验告诉我,一般许多人在没有获得鼓励,不会诚实说出对自己的看法。除了上述个人价值观念问题,就是问问题的技巧了。

如果问问题的人,提出的问题其答案选项很明显为“是”或“不是”、“好”或“不好”,那么也不能责怪为何得到的答案仅是如此。

员工不敢提意见

我记得去年辅导一家公司时,其业主是从国外毕业归国,业主很想要将公司的文化塑造如西方国家般可自主畅谈。业主不断向员工灌输可以畅谈提供意见的概念,但是都失败告终,甚至对员工的这种不爱正面提出意见而是私下窃窃私语的行为而感到反感与懊恼。



案例分析方面,我们从两方面下手。

首先,从“人”方面看。

这家企业的业主本身是一个急性者,加上个人价值观与逻辑思维都非常强硬,在员工面前总是呈现出强势领导的地位。

每当在员工沟通方面,都呈现出一种家长与孩子的沟通方式,长期下来处于一种“有你讲没我讲”的地位,逐渐员工失去发表意见的意愿。

在这方面,我理解一个人的个性是难以一时更改,因此便设计作业程序将人事部门作为意见收集点,从中鼓励员工作正面意见回馈,既使是员工想要投诉某位人员包括经理以上也照单全收。

当落实这个作业程序时,首先获得效果反而是阻止了员工的抱怨与谣言。

其二、业主做出判断时惯于出自个人价值观念,而非为企业文化考虑,身为中小企业老板,这是很正常的现象。

你会问问题吗?

很多时候,当我们听到别人对自己的意见回馈时,很自然就会将意见回馈联想成为别人在批评自己的价值观,因而产生捍卫心态,由此可能对讯息做出错误的判断。

所以,在作业程序上,除了设计调查程序(所有获得的意见回馈,尤其针对负面意见回馈,都必须经过实际调查,而非单凭着感觉或者对于个人的了解),还设计了一个意见分析讨论,并纳入管理层会议项目。

这从中可以缓和让业主很冲动的就做出判断,减少犯错几率。

欲速则不达

有了这一道作业程序,业主从此不再第一时间插手对意见回馈做出判断,反而是让属下员工进行属实的调查,了解所有来龙去脉后,才做出判断。

其实说来容易,过去很多时候连这个不太难操作的调查工作会以失败告终,是因为业主的急性,业主过于想要快速将问题处理掉,由此结果导致更多的问题产生。

至于问问题的技巧,就是在提问时,必须将问题设计成鼓励具体回应的问题,让回应者可以做出更多的描述,而不只是“好”或“不好”。

例如,如果上述业主想要知道员工对于他的领导作何感想,可以问:“你希望我更加强的领导行为是什么?” 

如果想要获得团队成员的回馈,可以问:“身为团队一成员,为了避免冲突,我能够做的一件事是什么?”

要获得其他部门的意见回馈,可以问:“如果我们共同完成的最后一个任务,你希望我应该多(少)做的一件事是什么?”

如果想要得到顾客的意见回馈,可以问:“什么是我们可以做到,现在却没有做的一件事,可以让你得到想象中最特的服务?”

以诸如这样的问题,将协助企业能更具体得到对企业运作或发展更有价值的讯息。

反应

 

CEO讲堂

为服务客户增价值 专业式通才抢手/顾及然

商业的本质:效率、分工、价值。提到效率,效率不佳的原因通常不是工具、设备、组织、制度等问题,因为现代企业已经不同于以往,在条件及资源上都有一定的配备,所以,一家企业、一个组织的效率问题不是花多少钱去优化生产设备、电脑设备、厂房设备、办公设施,而是在“沟通”上出了问题。

无论是上对下、下对上、平行组织之间的沟通,都是现代企业比较容易出问题之处。

事实上,沟通+应变=生存的关键,沟通不良是因为没有站在对方的立场,不知道对方在意什么、困扰什么、希望获得什么、想要逃避什么。

这不仅仅是部门和部门之间、员工和员工之间,更是企业与企业之间的往来心法,但毕竟,语言、文化、教育、社会、信仰、思维上的差异,往往都会让沟通变得更复杂。

成功关键价值链

此外,现代企业多倾向“专业式通才”,这是什么概念?就是一个员工可以适应不同类型的职务与工作,具体来说包含技能、知识、经验3个面向:

技能=沟通+应变

知识=专业+商业

经验=时间+金钱

目标就是做到自主管理、自主经营、人单合一,并且从“成功关键价值链”来思考:

为什么绩效不良?因为缺乏热情。

为什么缺乏热情?因为欠缺使命感。

为什么欠缺使命感?因为没有工作动力。

为什么没有工作动力?因为没有投入意愿。

为什么没有投入意愿?因为沟通效率不良。

为什么沟通效率不良?因为欠缺商业思维。

这就是为什么现代企业期望的员工是“专业式通才”,也只有这种既专业又跨领域的员工,才能从商业思维来思考,才能精准地进行沟通,让团队人员有投入意愿,充满工作动力,具备使命感,拥有足够热情,缔造更佳的绩效。

懂得获取外部资源

此外,除了专业与商业方面的素养之外,现代企业也十分重视员工的身心状态,所以又包含外在与内在两方面的调适。

外在方面:

成功=技术+方法+人脉,此前我们有曾分享过,人脉不是吃吃喝喝、交换名片,而是必须具备实力,实力=竞争力=资源+流程+价值(有兴趣的朋友可以查阅之前的文章)。

技术又与实战经验有关,经验=时间+金钱,金钱+人脉=资源,自己手中的资源有限,所以要懂得取得外部资源,并进行资源整合。

内在方面:

成功=技能X努力,技能=天赋X努力,也就是说,成功来自天赋乘以努力平方,可见,后天努力绝对是关键。

那什么是努力呢?努力=热情+坚持,所以,内在方面的成功还是要看热情和坚持,又连结到上面提到的“成功关键价值链”了。

上面也有提到商业与专业知识的重要性,这里面又有哪些重点呢?

简单来说,就是“如何增加客户价值”以及“如何提高企业利润”。

如何增加客户价值?

增加客户价值来自“营收成长策略”,营收的成长来自“增加客户贡献度”和“增加销售渠道”。

这里顺道介绍大家一个非常好用的工具:安索夫矩阵(ANSOFF Matrix)。

包含X轴及Y轴:

X轴:既有市场/渠道、新增市场/渠道。

Y轴:既有商品/服务、新增商品/服务。

明眼人应该已经看出来了,这两个轴会有4个象限,分别是:

象限A. 既有市场/渠道+既有商品/服务:这就是你正在做的生意,以及主要营收来源。(市场渗透)

象限B. 新增市场/渠道+既有商品/服务:这就是新开发的市场/渠道来贩售既有商品/服务以增加营收。(市场开发)

象限C. 既有市场/渠道+新增商品/服务:这就是面向既有市场/渠道来贩售新开发的商品/服务以增加营收。(产品拓展)

象限D. 新增市场/渠道+新增商品/服务:这是全新的市场/渠道和全新的商品/服务,也是最难估算营收的区块。(多元化经营)

为什么说这个工具极好用呢?当我们要估算新年度的营收数字和成长幅度时,象限A就是企业目前已经做到的生意,也就是基本盘的概念,明年应该也能够做得到,所以会有相同规模的基本营收。

象限B是企业在今年努力去开发的新市场/渠道,预计新年度可以新增加的营收来源。

同理,象限C是企业今年努力去开发的新商品/服务,把这些新商品/服务放在既有的市场/渠道上,就应该可以增加营业收入。

所以,明年度的营收预估值=象限A+象限B+象限C,明年度的营收成长率=(象限A+象限B+象限C)?象限A。

这还是最保守的估算,如果再加上象限D,那就会有更高的成长性了。

获利成长策略

过去,在富士康(Foxconn))集团工作时,我们都是以这个方式来进行新年度的预算规划,绝不会用一般企业常见的那种估算方式:用过去3年的平均成长率来设定新年度的成长率。所以,几乎每年度的目标都会如期达标甚至超标,因为这些是透过安索夫矩阵精准计算出来的结果。

在提高企业利润的方面,我们采用的是“获利成长策略”,包含“改善成本结构”和“改善资产应用”。

更具体的来讲就是从“企业资本运用报酬率”下手:

资本应用报酬率=资本周转率X获利率,也就是说,周转率越高、获利率越高则报酬率就越高。

資本周转率=销售额(除)资产,销售额要越大越好,资产要越小越好(也就是轻资产化)。

获利率=利润(除)销售额,很明显的,利润要越高越好。

进一步细化就要去逐一盘查生产成本、销售成本、出货成本、行政总务支出、固定资产、流动资产、应付帐款、应收帐款、原物料库存、在制品库存、成品库存等。

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