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建立修改作业程序文化/陈绣茗

身为管理者,最富挑战性的工作之一,就是构思如何使团队工作更有效率、更有效果。

要达到此目标,企业必须定期修订原有的作业流程/作业程序,若能在团队中建立提供更好的意见以助修改作业程序的文化,必定能对企业产生巨大的效益。



处于今日瞬息万变的商业社会,企业必须持续保持能随时修正目标、重新排列优先级,根据所修订的目标可以适当注入对作业流程或作业程序的修订能力。以下稍分享培养能力的方法。

1. 先确认作业流程、作业程序的负责人这里所指的负责人,不一定是部门经理一个,而是可以纳入多人来共同监督,或者将庞大的作业流程下放给特定的员工。

2. 定期规划修改的重点区域企业负责人,可以定期针对不同的区域来做重点讨论与修改。例如成本控制、顾客服务、员工发展、营销、生产规划、培训工作等。

3. 将规划编制入会议议程管理层会议的议程,必须特定将规划好的重点讨论区域列入议程,并且指定该重点区域范围内作业流程的负责人一同参与会议。

一般中小企业约1年讨论1至2次,大概就很足够了。在这个讨论的会议上,尽量可以选择比较好的环境,避免外界干扰以便可以获得最佳讨论效果。



“从…到…”的秘诀

4. 针对所规划的重点区域,应用“从…到…”讨论技巧来获得更好的意见会议中先说明重点区域被挑选的意义或目的,然后给参与者约15分钟来思考在这个区域内应该有什么改变:“从”什么“到”什么。

企业可以准备纸张,让参与者写下他们认为需要从事哪些改革的看法。例如:针对员工发展方面,“从失去有潜能的员工的组织,到能留下优秀有能力的员工”。

5. 总结意见讨论。当所有人都完成“从…到…”的意见之后,让大家浏览意见互相了解所提的意见。将针对某一个意见具有相同兴趣的参与者,组成团队,在进行细节讨论。将讨论的意见进行归纳、分类,最终得出大家都一致公认是最想达到的目标。最终,必须将最后所选择的意见,作公开说明,以获得全体的一致认同,作为改革重点。

6. 将重点区域排列优先级。如果所选择的改革重点有多于一个,那可以票选哪一个是最优先需要改革。

7. 对选择之重点改革。进行影响因素分析改变一组作业流程是必须小心谨慎,因为作业流程是为了达到某个目的而设计,有时候一组流程将会贯穿其他部门或工作站,若因讨论得出结果是该作业流程必须改革,那意味着流程目的是否也变化。

这个变化是否会对其他方面带来影响,再再都是需要仔细思考与分析。除此之外,也可以针对妨碍目标达成的因素进行分析。

8.创造行动计划。或许你会问,为何不直些写改革计划书便可?进行以上的步骤就在于避免许多规划者,从目标直接跳到达成目标的行动时,所可能会犯下的错误。

这个错误的造成是除了是因为讨论时靠直觉,更是无法很自信的确认该行动计划真正是否能达成目标。所以,进行影响因素分析是为尽可减少这一个错误而特别安插的讨论。

从简单开始

9. 指派工作计划书完成后,就是实际操作指派改革工作。这个步骤,真的必须认真执行。我从许多业主身上看到的,所缺乏的就是没有为行动者施加压力,结果导致改革计划常变成空中楼阁,在忙碌的日常工作中,改革成了昙花一现。

10. 若要确保被指派工作者能保持责任心态,就是每个月召集行动小组会议以便追踪进度。一直到下一个讨论会为止,提出整体成果报告。

若企业开始想要为作业程序进行修订,切记千万不要制造企图心过度的行动计划,一切从简单开始,让团队适应后,再逐步加强难度与要求。

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在商言商

50%微中小企恐倒闭/孙策

马来西亚有140万微型及中小型企业,随着竞争力度的加强,我大胆预测,未来5至10年内,会有50%的企业倒闭。

这不是危言耸听。

在今天这个社会,老板实在是太多了。

创业的动机无非是为了自己赚钱,为了时间自由,为了实现自己的小目标……但站在客户的角度思考,这些动机都难以长久。

除非创业者有一天突然意识到,我们的使命应该树立起来——树立一个为企业、为社会作出贡献的使命。

据我的数据了解,这是一件非常困难的事情。我见过很多中小企业的老板,大家都以提升个人财务指标为骄傲的起点。为了达到这个目标,老板们努力学习各种技巧和策略,但最终大多无甚成效。这是因为这些策略违反了大道,违背了趋势。

现在的马来西亚,或许就像5至10年前的中国,而现在的中国,则像10年前的日本。

只要没有发生战争,人类的发展趋势是不可逆的:低维度的产品和服务会逐渐消失,比如态度恶劣的服务、假冒伪劣的产品、各种添加剂食品。这些问题在中国已经频频爆雷,而像胖东来这种真正为客户着想的企业却崛起了。

我相信,这就是中国企业的下一个趋势。

而在日本,这样的企业或许早已比比皆是,因为内部竞争推动了行业的提升。从宏观上来说,人们的消费观、价值观和人生观也已发生变化,从原来的生存需求,转向对生命质量和追求的重视。

内卷现象快速掀起

马来西亚由于与中国的交流和互联网的兴起,如果把中国过去10年发展的那一套照搬过来,在大马所需时间将会缩短至5年。5年之内,内卷现象将在大马快速掀起。

而内卷的真正意义,是为了淘汰那些躺在功劳簿上的企业,提升整个行业的水准,推动高附加值产品和服务的发展。

我大胆预测,10年后,像海底捞这样的服务型企业,在大马将是越来越多。这些企业将无法生存下去,而50%的企业也将被淘汰。

凡是追求短期利益的企业都会被淘汰。作为一家教育培训机构,我们公司必须脚踏实地,陪伴企业共同成长。

如果不能为企业提供实实在在的价值,那么不管团队规模有多大,学习只是学习,得不到结果,市场终将淘汰我们,而将市场留给真正有实力的企业。

外在的趋势不可逆转,人们的追求无法逆转,社会的发展亦不可逆。

围绕使命制定目标

根据《孙子兵法》所讲的“道天地将法”,企业必须树立上下统一的“道”,也就是我们所谓的“使命”。

围绕这个使命,适应外在变化,制定企业经营发展的目标。

反观现在,90%以上的企业没有所谓的发展之“道”。没有“道”,就没有路;没有路,企业的目标只能是生存。

如此一来,先满足自己个人的欲望,即使有钱也不会有研发投入,也不会有学习提升,更谈不上通过专业度提升企业竞争力。

那么,另外50%的企业如何活下来?关键在于使命和专业度。

客户员工推动发展

使命不仅要写下来,还要让全体员工上下同心,坚信公司有使命!这个使命必须围绕客户和员工展开。让员工幸福,员工就不会离职,会努力工作;让客户信服,客户就会成为企业的粉丝,推动企业持续发展。

为了实现这个使命,基层员工、中层主管和高层管理者都需要投入大量的时间提升自己的专业度,没有专业度的人,最终也会被淘汰。

最后,借用稻盛和夫先生的一句话总结:无论如何,我们都要心怀感恩。活着,就要感恩;活着,就已经是幸福。

如果企业能存活下来,我们就有责任、有使命为社会创造价值,为员工创造幸福。而消失的企业,也应脚踏实地,在自己的岗位上践行组织的使命。

无论你是谁,无论你在哪里,你都是社会最重要的组成部分,都可以为社会的和谐发展作出贡献。

Jeff Sun 孙策

《企业文化》10 大培训师

新加坡人力部授证讲师

新加坡盛和塾顾问讲师

马来西亚人力部授证讲师

马来西亚商道学院CEO

马来西亚阿米巴商学院首席顾问

DBA 企业管理博士

电邮或官方网址/专页链接:

sunce sycoach.com

https://www.facebook.com/shangdaoedu

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