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6个简单作业程序/陈绣茗

一家公司要多少SOP?(第二篇)

我刚开始执业时,碰过最多的就是这个问题:“如果没有撰写标准作业流程(SOP),企业还可以运转吗?”答案当然是可以。



目前许多中小型企业都是这样,包括家族企业。

问题是,企业是否经历过这样的失败,如现金赔偿,顾客流失,货物退还,呆账问题,库存流失,采购失误,员工问题,好员工流失,企业家必须是超级老板等,这种所谓不断解决问题的“累”,还有损失时间与金钱的“痛楚”?

您认为,还能耐得多久,尤其在大环境经济重整下还能耐多久?

若想要至少有些简单作业标准,却又不要太复杂,也不要求完整,那以下我为大家推荐6步骤探测公司需要什么作业程序。

1.找出公司的价值



所有公司的设立,都是企业要完成一个目标,从所提供的产品或服务中为顾客无论在商业上或生活上添加价值,这个目标成为企业对顾客的承诺。

而第一道风险往往来自企业没有思考企业目标与所提供的价值,再从中定义企业的使命。

举例:一家餐饮外包公司,他们其中一项使命是“将符合食品卫生安全的食物,准时安全的送达目的地”。

2. 绘制核心作业流程,达成企业目标与使命

核心作业包括生产(生产商)或提供服务(服务业),采购和供应商管理,还有产品/服务(研发)发展。

核心作业的外围便是行销、销售、财务、品质、人事、管理阶层的责任与义务等(视企业的规模、所处何种产业各有分别),要如何运作以便可以配合核心作业流程,使得最终可以达到终极目标,完成对顾客的承诺。

举例:同样以餐饮外包公司为例,其中一项使命是“将符合食品卫生安全的食物,准时安全的送目的地”。

那么核心流程便是如何管理运输车(达到食物安全),如何管理与教育司机(因此司机会注重安全),运输时间表的编排(使得可以准时),运输编排备案(如果之前的安排临时出问题,如何快速补救,使得可以准时送到),厨房卫生管理(符合卫生安全食用),如何教育厨房员工(使得懂得照顾食品卫生安全)等。

3. 制定企业政策与标准指标

标准指标是一项关键控制要素,因为企业需要藉之衡量并管理上面所提到的作业流程,使得企业得以达到所提出的目标与使命。

指标将是消除策略的不确定因素,将策略实际落实的一个工具,使得企业可以真正朝向终极目标,完成使命。

举例:餐饮外包公司的其中一项核心流程是如何管理与教育厨房工作人员。

这样公司对厨房员工的其中之一政策将会是,厨房人员每年必须上课X小时,以便提升对食品卫生安全的认知与态度。

配合注射传染病预防针,记录厨房人员的表现/出错率以利年度筛选,上过x课程的厨房人员,才可以执行X工作等等。

另外3个步骤,敬请跟踪下一期的分享。

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在商言商

诚信企业才能走得远/拿督雷远生

作者:拿督雷远生(中总中央理事、沙闽中总会长)

雷金绰私人有限公司起源于家父在70年代经营的一家传统杂货店,那也是当时我们全家上下的经济支柱。杂货店可说是我童年时放假的唯一去处,承载了我的童年大多的记忆,也汇聚了我们一家人相聚的时光。

以前的家庭大多都是这样的,父亲经营的生意,就会要全家一起去出力,加上我的父亲十分严格,会要我和弟弟妹妹在周末两天,都不可以和朋友们外出去玩,需要留在杂货店帮忙。

那时候也没有什么特别的想法,父亲吩咐我们,我们就到杂货店帮忙,这情况维持到我就读高中的时候,一直设法想要帮助家里突破这一层不变的现况。

记得我高二考获驾驶执照后,就说服父亲出资买辆小型罗里,让我可以在周末的时候,载着一些货品到郊外的小镇、乡村去兜售,借此增加杂货店的生意。

高中毕业后,我未继续升学,便留下在店内帮忙,与父亲一起分担家业。

然而,好景不长,父亲在我23岁时骤然离世,顿时感觉前路茫茫。

身为长子的我,下有3个弟弟、3个妹妹,都还十分年幼,重担自然就落到我的身上。我必须一肩担起这个家族生意。

所幸的是,当时我们主要的供应商杨协成公司的高层人物,特地飞过来慰问,也向我保证,在父亲去世后,不但依旧愿意照常供货给我们,还愿意将货期延长,让我们不用担心,少了后顾之忧。

我相信,这也是因为父亲一直坚持“诚信经商”,才取得供应商的高度信任。

跳脱框框才能突破

我深知生意要突破,必须跳脱原本的框框,否则长久下去,杂货店还是个杂货店,永远只是个小生意,日子久了可能还要面对被淘汰的局面。

所以我开始寻求突破。伴随着这些供应商的支持,我们的小小杂货店慢慢做大,现在成了许多快速消费品(FMCG)在沙巴的独家经销商,代理的产品种类十分多样化。

父亲的信念也是我的经商理念。

我深信,只有有诚信的生意人,企业才会走得远、走得久。这一路走来,其实大大小小的挑战有曾经面对过,遇到过不少的骗子,但是我坚持,不贪小便宜、不贪不义之财、不涉及不正当交易,让我一步一脚印,踏踏实实的把公司发展到今天的规模。

我自己也在经商这条道路上不断地寻求突破。80年代时期,我们开单的方式是很传统的,销售员在外地达成销售协议,他要隔天回到公司才能开单,之后才能开出传票给对方,再安排出货。

那时我大胆地做了一个决定,就是投资近百万令吉购买了手持式操作系统设备,让销售员在外地直接打单,马上通过这个设备连接电话的网线,将单发到总部的电脑,如此便能快速处理后续工作,在36小时候内把货品送到各个小镇。

推行改革营收翻倍

这项改革推行之后,很快速地让公司的营业额翻倍,也算是走在行业的前端。

“家和万事兴”,当一个家族企业要做大做强,团队精神尤其重要。我们深信企业的成功源自家族的团结及强大凝聚力。

我们兄弟姐妹每个周末都会一起聚餐,同样的,我们也积极把这个家族核心的理念,包括“诚信待人”以及家族团结的价值观,传承给下一代。

尽管我是老大,但是我们七兄弟姐妹都是平等相待,而且公司有任何重大决策,我们都是有商有量,这无疑也增加外界对我们公司的信心。

尽管如今公司已发展到一定的规模,但是我们还是坚持初衷,将诚信和家和视为最珍贵的价值观,不断传承下去。

同时,为了让企业可以不断进步,我们也会制定一个“五年计划”,就好比大马计划,将我们想要在这五年所要达到的目标和愿景制定一系列的计划来执行,每五年进行一次检讨审查,以确保企业走在正确的发展轨道上,同时也可以不断针对不足之处,进行改善和进步,让企业得以永续经营下去。

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