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落实作业程序的禁忌/陈绣茗

这么多年来,协助企业落实作业流程与程序,最大的挑战是如何让执行者的行为有所改变,以能顺利导入作业流程。

不管企业规模大小,这问题都是我不断被问,每一个业主都期望可以寻找到一个终极成功方程式,但其实这个方程式并不存在。



对比几个特别成功的案例,我大约总结以下几个最常见、导致改革失效或无法顺利落实制度的因素,都是时间管理中最常见的错误,那就是方向迷惑、犹豫不决、精力分散、拖延、中断和完美主义。

1. 迷惑:没有计划未来几个月和未来几年

许多业主会告诉我,写作业程序就是因为要员工工作起来更有效率。这点并没有错,作业程序因需要经过作业流程的分析与设计,因此可以让员工工作得比较顺畅。

但是为什么要工作顺畅?工作顺畅后员工未来又何去何从?

多数时候业主并没有很明确的告知员工,只道“现在我们有标准作业流程(SOP),以后大家要跟”,因此员工处于迷惑甚至感到失去方向,倾向不注重改变。



2. 犹豫不决:不能作出需要或应作出的决定

这就好像鸵鸟,对不愉快的事情不理睬,躲到沙堆里。

改变会让一个人身心处于不舒适的位置,没有一个正常人喜欢待在不舒适的位置。

所以,改变就有如一个暗藏的敌人,由于改变非一天可以成形,意味着我们对某一任务不是一次完成,而是要花很多的时间甚至意志力,因而产生压力使心理感觉厌烦或惶惑或恐惧。

加上不作决定是容易的,但作出决定是不容易的,故会让一个人处于犹豫不决的状态。

不做決定并不表示这件事情不需要決策,因此真是上依然在脑中不断盘旋”要不要做决定”的想法,引致无法集中精力,甚至失去动力、拖延与逃避责任。

3. 精力分散:精神和体力的超负荷

精力分散是企图做超出需要、甚至可能超出精神和体力的超负荷。企图在各方面都作点就会使身体产生疲劳,进阶导致没有一件事情办妥而时间被浪费。 

一位学者描述一种常见的精神分散症状,而这一症状的主要特点有:

(1)同时想做许多事情;

(2)不断为等待做的事情着急;

(3)随着压力的增加不知什么时候可以做,又可以做什么甚至应该做什么;

(4)反正做不好因此对当前的工作投入很浅薄。

这一点在考研复习过程中表现的特别明显。

4.

拖延:永远有明天

拖延的定义是把某一时间(如天)能够做好的事情拖到明天。

有三种典型的拖延:拖延不愉快的事情;拖延困难的事情;拖延需要做很难做决定的事情(这我们在犹豫不决的时候已经解释)。

拖延常用的借口有:“我希望”,这个借口通常是希望不要做某一件工作和希望某种奇迹发生来做这一工作。

从根本上来说,就是取消某件事的责任;“我就是开不了头”这是作为实现的预言的一种,它把自我欺骗变为现实,最终导致自我失败。 

要其中消除拖延习惯,其中一个简单的规则是先完成不喜欢的事情,再完成其他事情。我在执业时最常用的手法是:如果时间允许,马上改/换/做。

以上乃是一些导入作业程序必须注意的员工状态,让我们下期再叙。

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在商言商

诚信企业才能走得远/拿督雷远生

作者:拿督雷远生(中总中央理事、沙闽中总会长)

雷金绰私人有限公司起源于家父在70年代经营的一家传统杂货店,那也是当时我们全家上下的经济支柱。杂货店可说是我童年时放假的唯一去处,承载了我的童年大多的记忆,也汇聚了我们一家人相聚的时光。

以前的家庭大多都是这样的,父亲经营的生意,就会要全家一起去出力,加上我的父亲十分严格,会要我和弟弟妹妹在周末两天,都不可以和朋友们外出去玩,需要留在杂货店帮忙。

那时候也没有什么特别的想法,父亲吩咐我们,我们就到杂货店帮忙,这情况维持到我就读高中的时候,一直设法想要帮助家里突破这一层不变的现况。

记得我高二考获驾驶执照后,就说服父亲出资买辆小型罗里,让我可以在周末的时候,载着一些货品到郊外的小镇、乡村去兜售,借此增加杂货店的生意。

高中毕业后,我未继续升学,便留下在店内帮忙,与父亲一起分担家业。

然而,好景不长,父亲在我23岁时骤然离世,顿时感觉前路茫茫。

身为长子的我,下有3个弟弟、3个妹妹,都还十分年幼,重担自然就落到我的身上。我必须一肩担起这个家族生意。

所幸的是,当时我们主要的供应商杨协成公司的高层人物,特地飞过来慰问,也向我保证,在父亲去世后,不但依旧愿意照常供货给我们,还愿意将货期延长,让我们不用担心,少了后顾之忧。

我相信,这也是因为父亲一直坚持“诚信经商”,才取得供应商的高度信任。

跳脱框框才能突破

我深知生意要突破,必须跳脱原本的框框,否则长久下去,杂货店还是个杂货店,永远只是个小生意,日子久了可能还要面对被淘汰的局面。

所以我开始寻求突破。伴随着这些供应商的支持,我们的小小杂货店慢慢做大,现在成了许多快速消费品(FMCG)在沙巴的独家经销商,代理的产品种类十分多样化。

父亲的信念也是我的经商理念。

我深信,只有有诚信的生意人,企业才会走得远、走得久。这一路走来,其实大大小小的挑战有曾经面对过,遇到过不少的骗子,但是我坚持,不贪小便宜、不贪不义之财、不涉及不正当交易,让我一步一脚印,踏踏实实的把公司发展到今天的规模。

我自己也在经商这条道路上不断地寻求突破。80年代时期,我们开单的方式是很传统的,销售员在外地达成销售协议,他要隔天回到公司才能开单,之后才能开出传票给对方,再安排出货。

那时我大胆地做了一个决定,就是投资近百万令吉购买了手持式操作系统设备,让销售员在外地直接打单,马上通过这个设备连接电话的网线,将单发到总部的电脑,如此便能快速处理后续工作,在36小时候内把货品送到各个小镇。

推行改革营收翻倍

这项改革推行之后,很快速地让公司的营业额翻倍,也算是走在行业的前端。

“家和万事兴”,当一个家族企业要做大做强,团队精神尤其重要。我们深信企业的成功源自家族的团结及强大凝聚力。

我们兄弟姐妹每个周末都会一起聚餐,同样的,我们也积极把这个家族核心的理念,包括“诚信待人”以及家族团结的价值观,传承给下一代。

尽管我是老大,但是我们七兄弟姐妹都是平等相待,而且公司有任何重大决策,我们都是有商有量,这无疑也增加外界对我们公司的信心。

尽管如今公司已发展到一定的规模,但是我们还是坚持初衷,将诚信和家和视为最珍贵的价值观,不断传承下去。

同时,为了让企业可以不断进步,我们也会制定一个“五年计划”,就好比大马计划,将我们想要在这五年所要达到的目标和愿景制定一系列的计划来执行,每五年进行一次检讨审查,以确保企业走在正确的发展轨道上,同时也可以不断针对不足之处,进行改善和进步,让企业得以永续经营下去。

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