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如何有效授权(1) 授权工作勿随便/陈绣茗

上一期我们谈到,公司如何调整让员工在家工作(work from home),或使用多点营运来达到控制地方成本的目的。

除了上期所提到的技巧,另一个需要注意的是在整体流程的设计中,经理人对属下的授权也需调整,毕竟身为管理者不能亲眼监督,所以调整授权模式甚至心态,显得比平常重要,若能将这个模式设计进入系统加以管理为更佳。



一个成功的授权,过程中所呈现出来的结果是,授权者能够有效地选出可交办的工作项目,适当地监督被授权者,同时给予正面的回馈。

以下几点可供在筛选可交办工作项目时作为参考:

1. 随时培养善于解决难题的人才以备紧急授权之需。

2. 每隔3至6个月,检视并修改一次工作项目(时间)表。

3. 尽可能只参加与工作有直接关系的会议。



4. 区分能或不能授权交给部属办理的重要事务,别授权错误。

5. 在计划需交办的工作时就开始考虑可委派的人选。

乐于协助

6. 确信每一位被授权者都能得到充裕的支持与后援。当被授权人求助你的专业时,务必乐于协助。

7. 确保对被授权者能力的评估是有根据的,挑选能坦诚说出不同意见的更佳。

8. 不管甚么时候,若被授权者发生错误,不能在他人面前灭其尊严。

9. 若被授权者没有忠告之下而能将工作做好,不要给予忠告。

10. 必须使被授权者明了其责任和义务。

11.以书面形式确认职责、包括决策范围、计划报告等,说明时尽可能把目标解释准确,考虑正负面观点后再定案。

12. 说明书定案前先与被授权者进行沟通,务必使被授权者充分明了并同意。

13.鼓励不同被授权者分工合作,形成紧密的合作关系。

14. 与被授权者共同恭贺成功,与检讨失败。

15. 确定书面资料能传至所有相关成员面前。

16. 切勿接受职务代表人的自贬自抑。

17. 切不可让当被授权人承担过量工作。

18. 指派工作责任时不要犹豫,要积极正面。

19. 若被授权者在授权工作说明上持负面态度,这项指派便须重新考虑。

20. 被授权者接受任务后,应不断地给予鼓励。

21. 被授权者报告任务进度时,询问他的新意见。

在我执业的过程,最常遇到的状况就是业主投诉员工没有完成指定的工作,更精准化来说是在投诉“员工并没有提交所期望的成果”。

但是当我询问业主有关于追踪结果,业主反告诉我“这件事情我已经授权给x员工,他应该把事情做好并报告”。

很多时候,就是这认知引致许多授权者与被授权者之间产生误解。成功的授权必须具备有效且反应迅速的管控系统,以此系统监督受委任部属及任务的进度。

下一期继续为大家分享。

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在商言商

诚信企业才能走得远/拿督雷远生

作者:拿督雷远生(中总中央理事、沙闽中总会长)

雷金绰私人有限公司起源于家父在70年代经营的一家传统杂货店,那也是当时我们全家上下的经济支柱。杂货店可说是我童年时放假的唯一去处,承载了我的童年大多的记忆,也汇聚了我们一家人相聚的时光。

以前的家庭大多都是这样的,父亲经营的生意,就会要全家一起去出力,加上我的父亲十分严格,会要我和弟弟妹妹在周末两天,都不可以和朋友们外出去玩,需要留在杂货店帮忙。

那时候也没有什么特别的想法,父亲吩咐我们,我们就到杂货店帮忙,这情况维持到我就读高中的时候,一直设法想要帮助家里突破这一层不变的现况。

记得我高二考获驾驶执照后,就说服父亲出资买辆小型罗里,让我可以在周末的时候,载着一些货品到郊外的小镇、乡村去兜售,借此增加杂货店的生意。

高中毕业后,我未继续升学,便留下在店内帮忙,与父亲一起分担家业。

然而,好景不长,父亲在我23岁时骤然离世,顿时感觉前路茫茫。

身为长子的我,下有3个弟弟、3个妹妹,都还十分年幼,重担自然就落到我的身上。我必须一肩担起这个家族生意。

所幸的是,当时我们主要的供应商杨协成公司的高层人物,特地飞过来慰问,也向我保证,在父亲去世后,不但依旧愿意照常供货给我们,还愿意将货期延长,让我们不用担心,少了后顾之忧。

我相信,这也是因为父亲一直坚持“诚信经商”,才取得供应商的高度信任。

跳脱框框才能突破

我深知生意要突破,必须跳脱原本的框框,否则长久下去,杂货店还是个杂货店,永远只是个小生意,日子久了可能还要面对被淘汰的局面。

所以我开始寻求突破。伴随着这些供应商的支持,我们的小小杂货店慢慢做大,现在成了许多快速消费品(FMCG)在沙巴的独家经销商,代理的产品种类十分多样化。

父亲的信念也是我的经商理念。

我深信,只有有诚信的生意人,企业才会走得远、走得久。这一路走来,其实大大小小的挑战有曾经面对过,遇到过不少的骗子,但是我坚持,不贪小便宜、不贪不义之财、不涉及不正当交易,让我一步一脚印,踏踏实实的把公司发展到今天的规模。

我自己也在经商这条道路上不断地寻求突破。80年代时期,我们开单的方式是很传统的,销售员在外地达成销售协议,他要隔天回到公司才能开单,之后才能开出传票给对方,再安排出货。

那时我大胆地做了一个决定,就是投资近百万令吉购买了手持式操作系统设备,让销售员在外地直接打单,马上通过这个设备连接电话的网线,将单发到总部的电脑,如此便能快速处理后续工作,在36小时候内把货品送到各个小镇。

推行改革营收翻倍

这项改革推行之后,很快速地让公司的营业额翻倍,也算是走在行业的前端。

“家和万事兴”,当一个家族企业要做大做强,团队精神尤其重要。我们深信企业的成功源自家族的团结及强大凝聚力。

我们兄弟姐妹每个周末都会一起聚餐,同样的,我们也积极把这个家族核心的理念,包括“诚信待人”以及家族团结的价值观,传承给下一代。

尽管我是老大,但是我们七兄弟姐妹都是平等相待,而且公司有任何重大决策,我们都是有商有量,这无疑也增加外界对我们公司的信心。

尽管如今公司已发展到一定的规模,但是我们还是坚持初衷,将诚信和家和视为最珍贵的价值观,不断传承下去。

同时,为了让企业可以不断进步,我们也会制定一个“五年计划”,就好比大马计划,将我们想要在这五年所要达到的目标和愿景制定一系列的计划来执行,每五年进行一次检讨审查,以确保企业走在正确的发展轨道上,同时也可以不断针对不足之处,进行改善和进步,让企业得以永续经营下去。

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