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作业程序利沟通授权/陈绣茗

今日正当我在与其中一名业主讨论并修订已经撰写的作业程序(SOP)时,该公司另一名业主由于在整个辅导的过程中比较少接触,当我们在商讨作业程序上的政策与作业标准时,突然对其股东说:“我们应该聘请这样的人,就是可以将我们心中所想的,将之书写下来”。

这么多年来,总结客户的委托,撰写超过百本各种各样的作业程序,感觉作业程序最大的好处,就是协助业主传达的“心愿”。



每每有业主登门,大多都会投诉授权无效,员工无法完全执行任务,沟通上又常发生代沟产生误解。

无论问题为何,总是无法离开作业程序的缺乏。

以下解说为何作业程序可以协助企业达到授权目的。

沟通工具

一、作业程序可作为一种沟通工具,目的是管理人员和员工能够很清晰明白自己的工作,并且能以一致的方式完成各自任务。



作业程序的范畴是包含了各种政策、计划、报告、表格和工作方法等都是企业运转的要素之一。

拥有完整的作业程序亦是授权员工的方法之一,因为它将员工与管理层之间的日常业务以文字清楚阐述,发挥了沟通效果,使得员工与管理层都能集中在完成重要任务上,而非忙碌于解决误解或解释。

举一案例,有家经营连锁餐饮业的企业,老板非常优秀,在投资培育员工上也从来不予吝啬,但就是缺乏设计妥当的作业程序,员工上下在执行任务上,依然还仰赖老板意见与工作指示,导致老板非常忙碌没有一日安宁,公司也有简单的作业程序,但却无法如愿发挥功效。

传达愿景

二、作业程序传达管理政策和愿景。前几期我有在文章中提企业文化对员工的影响,也有提及不建议拷贝复制他人所写下的文化说明。

原因就是,一家企业的文化,其实源自企业高层/创办人的政策方向(简单来说是管理层/创办人的愿望列表),而作业程序都是从此政策方向展开,以致政策得以在展开工作时逐一落实。

因此,员工如能从落实作业程序中了解愿景,就可以有信心做出应有的决策,这是为何作业程序可以达到员工授权的目的。

行为规范

三、一个设计妥当的作业程序,确实是可以将企业的经营理念转换成为行为规范。

明确的政策和作业程序,加快了员工制定决策,不仅缩短作业时间,也达到赋予员工权力的目的。

政策与作业程序代表着营运上的权威,让员工在最短的时间内获得正确答案,对于整体运作是有益的。

一个设计妥善的作业程序,不仅仅诠释了“心愿”,同时确保企业遵守法律规范,例如满足国家规定的安全措施等,提升质量稳定性。

总结以上,政策和作业程序的目标是确定与规范企业内部沟通的方式和方法,期许在最短的时间内以最低的成本获得所执行的服务或制造的产品。

以作业程序来达到授权员工的方法,间接还可以因为员工获得被授权的信任,而提高其工作满意度和士气。

如果企业具有作业程序,却往往还发生管理人与员工之间对作业的误解,那么,就应该仔细查询问题所在并修订作业程序。

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CEO讲堂

为服务客户增价值 专业式通才抢手/顾及然

商业的本质:效率、分工、价值。提到效率,效率不佳的原因通常不是工具、设备、组织、制度等问题,因为现代企业已经不同于以往,在条件及资源上都有一定的配备,所以,一家企业、一个组织的效率问题不是花多少钱去优化生产设备、电脑设备、厂房设备、办公设施,而是在“沟通”上出了问题。

无论是上对下、下对上、平行组织之间的沟通,都是现代企业比较容易出问题之处。

事实上,沟通+应变=生存的关键,沟通不良是因为没有站在对方的立场,不知道对方在意什么、困扰什么、希望获得什么、想要逃避什么。

这不仅仅是部门和部门之间、员工和员工之间,更是企业与企业之间的往来心法,但毕竟,语言、文化、教育、社会、信仰、思维上的差异,往往都会让沟通变得更复杂。

成功关键价值链

此外,现代企业多倾向“专业式通才”,这是什么概念?就是一个员工可以适应不同类型的职务与工作,具体来说包含技能、知识、经验3个面向:

技能=沟通+应变

知识=专业+商业

经验=时间+金钱

目标就是做到自主管理、自主经营、人单合一,并且从“成功关键价值链”来思考:

为什么绩效不良?因为缺乏热情。

为什么缺乏热情?因为欠缺使命感。

为什么欠缺使命感?因为没有工作动力。

为什么没有工作动力?因为没有投入意愿。

为什么没有投入意愿?因为沟通效率不良。

为什么沟通效率不良?因为欠缺商业思维。

这就是为什么现代企业期望的员工是“专业式通才”,也只有这种既专业又跨领域的员工,才能从商业思维来思考,才能精准地进行沟通,让团队人员有投入意愿,充满工作动力,具备使命感,拥有足够热情,缔造更佳的绩效。

懂得获取外部资源

此外,除了专业与商业方面的素养之外,现代企业也十分重视员工的身心状态,所以又包含外在与内在两方面的调适。

外在方面:

成功=技术+方法+人脉,此前我们有曾分享过,人脉不是吃吃喝喝、交换名片,而是必须具备实力,实力=竞争力=资源+流程+价值(有兴趣的朋友可以查阅之前的文章)。

技术又与实战经验有关,经验=时间+金钱,金钱+人脉=资源,自己手中的资源有限,所以要懂得取得外部资源,并进行资源整合。

内在方面:

成功=技能X努力,技能=天赋X努力,也就是说,成功来自天赋乘以努力平方,可见,后天努力绝对是关键。

那什么是努力呢?努力=热情+坚持,所以,内在方面的成功还是要看热情和坚持,又连结到上面提到的“成功关键价值链”了。

上面也有提到商业与专业知识的重要性,这里面又有哪些重点呢?

简单来说,就是“如何增加客户价值”以及“如何提高企业利润”。

如何增加客户价值?

增加客户价值来自“营收成长策略”,营收的成长来自“增加客户贡献度”和“增加销售渠道”。

这里顺道介绍大家一个非常好用的工具:安索夫矩阵(ANSOFF Matrix)。

包含X轴及Y轴:

X轴:既有市场/渠道、新增市场/渠道。

Y轴:既有商品/服务、新增商品/服务。

明眼人应该已经看出来了,这两个轴会有4个象限,分别是:

象限A. 既有市场/渠道+既有商品/服务:这就是你正在做的生意,以及主要营收来源。(市场渗透)

象限B. 新增市场/渠道+既有商品/服务:这就是新开发的市场/渠道来贩售既有商品/服务以增加营收。(市场开发)

象限C. 既有市场/渠道+新增商品/服务:这就是面向既有市场/渠道来贩售新开发的商品/服务以增加营收。(产品拓展)

象限D. 新增市场/渠道+新增商品/服务:这是全新的市场/渠道和全新的商品/服务,也是最难估算营收的区块。(多元化经营)

为什么说这个工具极好用呢?当我们要估算新年度的营收数字和成长幅度时,象限A就是企业目前已经做到的生意,也就是基本盘的概念,明年应该也能够做得到,所以会有相同规模的基本营收。

象限B是企业在今年努力去开发的新市场/渠道,预计新年度可以新增加的营收来源。

同理,象限C是企业今年努力去开发的新商品/服务,把这些新商品/服务放在既有的市场/渠道上,就应该可以增加营业收入。

所以,明年度的营收预估值=象限A+象限B+象限C,明年度的营收成长率=(象限A+象限B+象限C)?象限A。

这还是最保守的估算,如果再加上象限D,那就会有更高的成长性了。

获利成长策略

过去,在富士康(Foxconn))集团工作时,我们都是以这个方式来进行新年度的预算规划,绝不会用一般企业常见的那种估算方式:用过去3年的平均成长率来设定新年度的成长率。所以,几乎每年度的目标都会如期达标甚至超标,因为这些是透过安索夫矩阵精准计算出来的结果。

在提高企业利润的方面,我们采用的是“获利成长策略”,包含“改善成本结构”和“改善资产应用”。

更具体的来讲就是从“企业资本运用报酬率”下手:

资本应用报酬率=资本周转率X获利率,也就是说,周转率越高、获利率越高则报酬率就越高。

資本周转率=销售额(除)资产,销售额要越大越好,资产要越小越好(也就是轻资产化)。

获利率=利润(除)销售额,很明显的,利润要越高越好。

进一步细化就要去逐一盘查生产成本、销售成本、出货成本、行政总务支出、固定资产、流动资产、应付帐款、应收帐款、原物料库存、在制品库存、成品库存等。

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