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开店也要作业守则/陈绣茗

从2001年起,我接触许多企业,包括单店或多店,这中不乏都需要一本完整的单店作业守则(Operation Manual)。

一本完整的单店作业守则,最基础是纪录着从开店到关店一天的作业的方法之外,其实更重要的是它也包含着许多作业标准,清楚说明每一个细节,使得工作参考度提升。以下简略分享单店作业守则基本上包含哪些项目。 



一)公司简介 

当一位新员工来到公司,了解公司就可以从这点开始。虽然你会说,我的店就是这么简单,可是若可以提供至少一点简单的信息,例如开店历史、店老板的介绍、店里职位架构等,也间接让这位员工了解为何这间店会成立,这间店除了自己外还有谁工作。

很多人会抱怨员工做不久,其实根据这么多年的经验,员工做不久不是全因为薪水、老板的态度、员工之间的关系,最后就是一个“在这里工作的理由”。

所以,一个简单的介绍,至少可以让这位员工对这间店有更多的理解,提供一点点“在这里工作的理由”。

 



二)员工工作守则

员工来上班,不仅仅是需要依靠他的天资与智慧,如果每一个人都这么聪慧,这个世界也不会有人每天喊”上天不公平”了。

所以,既使是一间店,你也需要明文规定,写清楚员工的工作守则,大家可以回顾前几期的文章,有细节说明一个完整的员工守则所包含的项目。 

三)人事管理程序 

当员工清楚公司对自己的要求是什么后,下来就是清楚知道一些人事方面的规则。例如请假怎么请、培训又如何、费用报销为何(有什么费用可以报销),加班如何计算等等。

 

四)日常营业程序

 

常听到一句话,就是”开门七件事”这个环节就是清楚交代每一个细节,从营业开门到每日的营业结束。除了是开24小时的店,则就没有每日营业结束。

有轮班制的店,则要清楚交代,员工如何做交接。有老板问我,有经验的员工都懂,写来做什么。我爱问的问题就是,如果他是新员工,如何?开新店都是新员工,而且这位新员工没有上司可以教他,又如何?

难道就真的需要靠这位员工的”聪慧”吗?如果他不够聪明又如何?聪明的员工一般不便宜,你付的薪资又多少。再者,把日常工作细节交代清楚,也可以省下许多工作质量不一致的问题。 

五)商品管理程序 

对于一间店,如果是零售,那这个环节就是如何管理库存,例如店内商品不见谁赔钱,如何买货、如何做库存记录、如何盘点、什么时候盘点、谁负责等。

另外就是就是商品陈列,商品陈列其实就是将商品陈列的规则讲清楚,什么可以做、什么不可以做、什么地方放什么东西,应该怎么样摆放等,如果有图片说明会更好。

六)收银管理程序 

许多小店,收银的都是老板自己。其实,如果把收银的规则说清楚,那么老板不就可以请人并自己可以放心去旅行。

收银规则有说明收银员的职责、收款机的装钱上限,多少钱必需到银行存款,或者每日存款,谁可以在收款机拿钱,钱丢了谁负责等。 

七)顾客抱怨管理程序 

开店就是服务顾客,既使你开的是一间杂货店,你也会面对顾客退货、换货的问题。如果是有服务的,一定会遇到顾客投诉某个人、某件事的事情。

所以这个环节就是写清楚如何处理这些问题的作业方法,填写什么表格,包括什么情况才接受是合理的投诉,例如需要收据来申请退货等。 

以上几项是基本组合成一本单店作业手册,当然,如果店营业的项目不同,会有不同的项目需要撰写。

写一本简单的作业守则,永远比没有来得强,最主要的原因就是,当员工出错时,你可以用这本手册来进行教育或惩罚,省得员工告诉你”我忘记了”或””我从来都不知道”。

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在商言商

诚信企业才能走得远/拿督雷远生

作者:拿督雷远生(中总中央理事、沙闽中总会长)

雷金绰私人有限公司起源于家父在70年代经营的一家传统杂货店,那也是当时我们全家上下的经济支柱。杂货店可说是我童年时放假的唯一去处,承载了我的童年大多的记忆,也汇聚了我们一家人相聚的时光。

以前的家庭大多都是这样的,父亲经营的生意,就会要全家一起去出力,加上我的父亲十分严格,会要我和弟弟妹妹在周末两天,都不可以和朋友们外出去玩,需要留在杂货店帮忙。

那时候也没有什么特别的想法,父亲吩咐我们,我们就到杂货店帮忙,这情况维持到我就读高中的时候,一直设法想要帮助家里突破这一层不变的现况。

记得我高二考获驾驶执照后,就说服父亲出资买辆小型罗里,让我可以在周末的时候,载着一些货品到郊外的小镇、乡村去兜售,借此增加杂货店的生意。

高中毕业后,我未继续升学,便留下在店内帮忙,与父亲一起分担家业。

然而,好景不长,父亲在我23岁时骤然离世,顿时感觉前路茫茫。

身为长子的我,下有3个弟弟、3个妹妹,都还十分年幼,重担自然就落到我的身上。我必须一肩担起这个家族生意。

所幸的是,当时我们主要的供应商杨协成公司的高层人物,特地飞过来慰问,也向我保证,在父亲去世后,不但依旧愿意照常供货给我们,还愿意将货期延长,让我们不用担心,少了后顾之忧。

我相信,这也是因为父亲一直坚持“诚信经商”,才取得供应商的高度信任。

跳脱框框才能突破

我深知生意要突破,必须跳脱原本的框框,否则长久下去,杂货店还是个杂货店,永远只是个小生意,日子久了可能还要面对被淘汰的局面。

所以我开始寻求突破。伴随着这些供应商的支持,我们的小小杂货店慢慢做大,现在成了许多快速消费品(FMCG)在沙巴的独家经销商,代理的产品种类十分多样化。

父亲的信念也是我的经商理念。

我深信,只有有诚信的生意人,企业才会走得远、走得久。这一路走来,其实大大小小的挑战有曾经面对过,遇到过不少的骗子,但是我坚持,不贪小便宜、不贪不义之财、不涉及不正当交易,让我一步一脚印,踏踏实实的把公司发展到今天的规模。

我自己也在经商这条道路上不断地寻求突破。80年代时期,我们开单的方式是很传统的,销售员在外地达成销售协议,他要隔天回到公司才能开单,之后才能开出传票给对方,再安排出货。

那时我大胆地做了一个决定,就是投资近百万令吉购买了手持式操作系统设备,让销售员在外地直接打单,马上通过这个设备连接电话的网线,将单发到总部的电脑,如此便能快速处理后续工作,在36小时候内把货品送到各个小镇。

推行改革营收翻倍

这项改革推行之后,很快速地让公司的营业额翻倍,也算是走在行业的前端。

“家和万事兴”,当一个家族企业要做大做强,团队精神尤其重要。我们深信企业的成功源自家族的团结及强大凝聚力。

我们兄弟姐妹每个周末都会一起聚餐,同样的,我们也积极把这个家族核心的理念,包括“诚信待人”以及家族团结的价值观,传承给下一代。

尽管我是老大,但是我们七兄弟姐妹都是平等相待,而且公司有任何重大决策,我们都是有商有量,这无疑也增加外界对我们公司的信心。

尽管如今公司已发展到一定的规模,但是我们还是坚持初衷,将诚信和家和视为最珍贵的价值观,不断传承下去。

同时,为了让企业可以不断进步,我们也会制定一个“五年计划”,就好比大马计划,将我们想要在这五年所要达到的目标和愿景制定一系列的计划来执行,每五年进行一次检讨审查,以确保企业走在正确的发展轨道上,同时也可以不断针对不足之处,进行改善和进步,让企业得以永续经营下去。

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