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如何改善日常营运/陈绣茗

近几年来找我的企业,其中不少是超过8年的公司。

这些公司并非因为业务不好而需要接受辅导,而是因为按现代的工作模式与顾客心态的转变趋势,而认为本身的作业程序需要改变,因而寻求作业辅导与咨询。



今天,不管是在服务业或者是工业,要让企业可以在竞争中脱颖而出,必须不断进行内部调整与改变。

以下分享一些企业可以用以作自我检查并进行程序再造的方法。

所谓再造,就是针对自己做得不够好,或对每日的作业产生挑战之处改善。

这挑战之处是诸如失去效率的作业程序、顾客投诉最多之处,或浪费最多资源的地方等。

找到挑战之处,可以进一步观察竞争者或者类似行业在自己认为挑战的地方做得突出之处,参考并学习之。



同时也可以对顾客进行调查,了解为何顾客会跟他人购买而不会跟自己购买之因素。

针对这些因素,企业再对比自己的优势与缺点作分析,再拟定程序设计的重点。

例如,哪些程序对顾客与企业增值是有帮助的。

现有的作业程序中,有哪些与顾客增值相关;作业程序多有哪些是需要消除、或重新设计、或合并、或取代,以便可以提高效率。

这些要改要的作业程序中有哪些是属重要而需立即改善,又有哪些次要。

评估风险和成效

找到再造的方向后,必须针对再造进行长、短期风险评估,尤其需针对员工对改变而产生的抗拒,改变所带来长短期影响与效果等做考虑。

如果发觉,改变后其实并没有带来很显著的长期效果,那就证明之前认为带来作业挑战之处,其实也并非在顾客增值上产生太大作用,等于顾客回头或者光顾之机率也不会因此被改善而升高。由此,企业可以再三考虑改变的方向。

确认再造的方向后,就是做出详细的程序改造与再造草案,针对每个再造步骤对企业生产力、服务的连续性、财务与员工的影响做详细的说明。

企业可以借着回答以下的问题来整理思索,如程序再造应如何循序渐进,以便不会对目前的作业造成太大的影响;对于因程序再造而致使工作内容或性质有所改变的员工,应如何让其调适或训练等。

先局部测试看效果

制订改变草案后,下来就是做初步改造与测试。过去文章中,不少有提到如何进行局部或小规模改变以做测试。

测试的过程中,必须针对再造的方向进行效率、效能检验。

在效率方面,则检查否有因为改变而在另一作业上产生成本、延迟、浪费,同时检查其耗用的程度为何;在校能方面则必须考虑增值是否有如初期预计般。

若此时的成绩能令人满意,那么就可以计划全面导入改变,当然在改变的过程中,应注意程序再造的推动下对员工与目前的顾客,在心理上所产生的变化,处理不当不但会前功尽弃,还可能会对企业造成损害。

反之,处理妥善之下,企业能达到改变目的,如在同行或者类似行业比较下之下,所提供的服务将会有所差异,或顾客忠诚度提升、或重构率提升、或企业满足顾客对客制要求的能力提升等。

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在商言商

诚信企业才能走得远/拿督雷远生

作者:拿督雷远生(中总中央理事、沙闽中总会长)

雷金绰私人有限公司起源于家父在70年代经营的一家传统杂货店,那也是当时我们全家上下的经济支柱。杂货店可说是我童年时放假的唯一去处,承载了我的童年大多的记忆,也汇聚了我们一家人相聚的时光。

以前的家庭大多都是这样的,父亲经营的生意,就会要全家一起去出力,加上我的父亲十分严格,会要我和弟弟妹妹在周末两天,都不可以和朋友们外出去玩,需要留在杂货店帮忙。

那时候也没有什么特别的想法,父亲吩咐我们,我们就到杂货店帮忙,这情况维持到我就读高中的时候,一直设法想要帮助家里突破这一层不变的现况。

记得我高二考获驾驶执照后,就说服父亲出资买辆小型罗里,让我可以在周末的时候,载着一些货品到郊外的小镇、乡村去兜售,借此增加杂货店的生意。

高中毕业后,我未继续升学,便留下在店内帮忙,与父亲一起分担家业。

然而,好景不长,父亲在我23岁时骤然离世,顿时感觉前路茫茫。

身为长子的我,下有3个弟弟、3个妹妹,都还十分年幼,重担自然就落到我的身上。我必须一肩担起这个家族生意。

所幸的是,当时我们主要的供应商杨协成公司的高层人物,特地飞过来慰问,也向我保证,在父亲去世后,不但依旧愿意照常供货给我们,还愿意将货期延长,让我们不用担心,少了后顾之忧。

我相信,这也是因为父亲一直坚持“诚信经商”,才取得供应商的高度信任。

跳脱框框才能突破

我深知生意要突破,必须跳脱原本的框框,否则长久下去,杂货店还是个杂货店,永远只是个小生意,日子久了可能还要面对被淘汰的局面。

所以我开始寻求突破。伴随着这些供应商的支持,我们的小小杂货店慢慢做大,现在成了许多快速消费品(FMCG)在沙巴的独家经销商,代理的产品种类十分多样化。

父亲的信念也是我的经商理念。

我深信,只有有诚信的生意人,企业才会走得远、走得久。这一路走来,其实大大小小的挑战有曾经面对过,遇到过不少的骗子,但是我坚持,不贪小便宜、不贪不义之财、不涉及不正当交易,让我一步一脚印,踏踏实实的把公司发展到今天的规模。

我自己也在经商这条道路上不断地寻求突破。80年代时期,我们开单的方式是很传统的,销售员在外地达成销售协议,他要隔天回到公司才能开单,之后才能开出传票给对方,再安排出货。

那时我大胆地做了一个决定,就是投资近百万令吉购买了手持式操作系统设备,让销售员在外地直接打单,马上通过这个设备连接电话的网线,将单发到总部的电脑,如此便能快速处理后续工作,在36小时候内把货品送到各个小镇。

推行改革营收翻倍

这项改革推行之后,很快速地让公司的营业额翻倍,也算是走在行业的前端。

“家和万事兴”,当一个家族企业要做大做强,团队精神尤其重要。我们深信企业的成功源自家族的团结及强大凝聚力。

我们兄弟姐妹每个周末都会一起聚餐,同样的,我们也积极把这个家族核心的理念,包括“诚信待人”以及家族团结的价值观,传承给下一代。

尽管我是老大,但是我们七兄弟姐妹都是平等相待,而且公司有任何重大决策,我们都是有商有量,这无疑也增加外界对我们公司的信心。

尽管如今公司已发展到一定的规模,但是我们还是坚持初衷,将诚信和家和视为最珍贵的价值观,不断传承下去。

同时,为了让企业可以不断进步,我们也会制定一个“五年计划”,就好比大马计划,将我们想要在这五年所要达到的目标和愿景制定一系列的计划来执行,每五年进行一次检讨审查,以确保企业走在正确的发展轨道上,同时也可以不断针对不足之处,进行改善和进步,让企业得以永续经营下去。

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