对初创公司来说，最头痛的事情莫过于办公室，一人公司或跨国企业，总要有一个据点才能发展事业。

一人公司或只有几个人的草创公司，资金有限，贸然租用一间办公室或店铺，会增加营运成本；又或者是已经营好几年的公司，因某些原因被逼裁员及缩小规模，空置的办公室又怎么办？ 

行情淡静，租户难找，对业主来说，与其等待承租整间店面或办公室的租户，倒不如分隔拆小再出租。

近年来冒起的共享工作（coworking）模式、服务式办公室（serviced office）和虚拟办公室（virtual office），可能是业主寻找租户，减低持有成本的完美解决方案。

我们已进入了共享经济（sharing economy）的时代，无论是汽车、住宿甚至办公室，都可以这种共用模式经营。 

在经商方面，共享工作（coworking）概念是眼下最热的，数年前就开始流行的服务式办公室（serviced office）和虚拟办公室（virtual office）继续发酵。

而身为业主的你，假如店铺或商店已放租很久，都找不到租户，以下国际服务式办公室巨头雷格斯（Regus）和本地业者Avenue Business Centre的分享，或许是你应对的好出路。

共享办公空间共享新形态

服务式办公室并不是什么崭新的概念，这概念的历史可追溯至60年代初，美国亚特兰大的OmniOffices Group, Inc.就是这股潮流的先锋。 

80年代初，美国经济衰退，许多商家减少长期开销，促使服务式办公室需求上扬。 

科技发展一日千里，互联网、无线网、移动装置等新发明也减少了人们对实体办公室和行政人员的需求，进而衍生出虚拟办公室的概念。 

而在分享经济模式内，最近又冒起了共用工作空间（coworking space）。

国际服务式办公室巨头雷格斯（Regus）创办人马克狄克逊（Mark Dixon）之所以会开创这门新行业，全因他多年前就察觉，许多出差的商务人士没有合适的地方办公，被迫在酒店或者嘈杂的咖啡厅工作。

雷格斯大马及汶莱区经理维吉亚古玛透露，3年前，服务式办公室的概念在大马并不受落，人们都不喜欢与陌生人共享空间。

但在现今企业缩减规模、减少资本开销和商业周期缩短的情况下，新兴企业（startup）和中小型企业渐渐接受服务式办公室的概念。 

此外，外国投资者也倾向于租赁服务式办公室，作为进军新市场的临时办公室。 

一般上，多数客户会租赁可容纳3至4人的办公室。 

本地服务式办公室业者Avenue Business Centre高级经理特丽娜透露，在该众多服务中，服务式办公室依然是较受欢迎的服务，因为商家需要一个固定的据点来做生意。 

维吉亚古玛解释，服务式办公室大致上可分为私人办公室、共享工作空间、会议室和虚拟办公室4大类。 

接电话 管理电邮  附加服务多

在大马雷格斯的租户中，本地企业占了60%，其余则是跨国企业。

维吉亚指出，本地企业中，中小型企业占了20%至30%，另外还有依项目需求而临时租用空间的大型企业。 

“我们的营业额方面，80%来自办公室租赁，其余则是虚拟办公室。” 

采用虚拟办公室的客户，也可用服务式办公室的地址为办公地址；而且还有接线员会为客户接电话、呼叫转移、留言和管理电邮。

另外，有必要时，客户可在办公时间使用会议室或办公室。 

在雷格斯，除了虚拟办公室用户，其他拥有门禁卡的用户任何时间都可进入各自的办公室。

美中不足的是，大楼的空调会在傍晚6时后关闭，勤劳加班的租户必须“耐热”或自备风扇。   

减轻开支专心业务

共用办公室是企业追求经济效应的衍生品，因此好处当然与金钱脱离不了关系。 

首先，商家可省下一笔可观的投资（或资本开销），留住更多资本发展业务的资金。

一家公司无论是购买或租用办公室，都需要承担长期责任和风险，而且还得装备办公所需的硬件，如桌椅、电脑、复印机等；再来就是各种各样的费用，例如电费、水费、门牌税、维修费、网络费、保安费…等等。

以上办公基本硬件，共用办公室一般都一应俱全，当然也会有基本的茶水间。

对草创公司来说，每一分毫都要珍惜，相比之下，承租服务式办公室只需付租金，就一并概括了水电、维修费、电话和网络费等等开销。维吉亚古玛透露，通常服务式办公室的价格包括一切固定成本，如水电费、空调、保安、维修和接待员。

“但使用会议室、复印、装订文件和快递等，一般都是另计，这对租户来说是变动成本（variable cost），没有用则不必付，但需要时也有这种便利。 ”

因此，商家可专注于发展生意，无需为行政和支持服务等问题分心，与此同时减少不必要的开支。 

低租入驻著名商厦

共用办公空间租金肯定比承租整间店铺便宜，而且租约也比较灵活，从数月，甚至可以从一个月起跳，草创公司不必一口气就承租2年。

譬如Avenue Business Center，商家至少需要租用3个月；配套也从最低700令吉起；有的业主自行分拆再出租的，甚至接受最少一个月的租户。 

一个更有代表性或地标性的商户地址，在客户眼中更有说服力。

但是像吉隆坡市中心君悦酒店所在之处——达鲁萨兰大厦（Menara Darussalam）、The Intermark商场和槟城合你百乐宫（Gurney Paragon）等商厦，并非人人都租得起。

普通业主为了省麻烦，一般只会出租整层或至少一单位，对初创公司来说非常昂贵；不过，这些著名商厦却有不少共用概念的办公室出租，意即草创公司用更低的成本就可入驻人人都向往的城中热门商务地址。

拥有商务地址，商家可树立专业形象，在客户面前留下好的印象。

至于选择虚拟办公室配套的商家，则不必担忧住家地址和私人电话号码曝光。 

灵活便利马上可迁入

其实，服务式办公室最大的优势就是灵活便利；商家可以跳过设立传统办公室的繁琐过程，只成立办事处来迅速进军新市场。 

维吉亚古玛同意，并解释：“在进军新市场时，企业只需销售或业务开发团队留在当地，至于支持服务，如会计、人事和行政都可以用远程支援。 

“商家可按照业务需要来增减企业规模，灵活利用空间，节省开支又不闲置多余的空间。” 

倘若商家在参观办公室时感觉合意，又有未租空间，大可直接签约，马上搬进去，无需为设立办公室而伤神。 

或者，一些自由工作者需要会客，或公司有特别计划，临时需要额外的空间，也可按照需求来租赁会议室，用多少付多少。 

另外，商家共享办公室，说不定会在厨房还是休息室遇到志同道合的伙伴或客户，也可通过服务式办公室业者主办的活动来建立和扩展人际网。 

一些规模较大的服务式办公室业者，有能力从客户群中建立人际网，譬如雷格斯的网上商贸平台businesslink。全球客户可在该平台买卖产品和服务，同时与其他业者交流。 

保障商务隐私防泄密

在享受贡献空间所带来的便利和经济效益的同时，商家们会担心隐私和资料机密的问题，特别是设定机密政策的跨国公司和专业人士。 

全部租户共享一架服务器和打印机，机密文件是否会外泄？我的办公室有没有隐私？ 

维吉亚古玛称，雷格斯有考虑到这点，因此商家可自备服务器或打印机。 

另外，他也指服务式办公室业者也必须确保空间的隔音系统良好。 

具多功能工作社交空间

在1999年，美国游戏设计师伯纳德科文提出了“coworking”一词，来形容以电脑支援的合作或一起平等工作。 

美国工业与办公物业协会（NAIOP）指出，共享工作概念联合了座位轮用制度（hoteling）和健身房会员制度，为大众带来可负担兼设备完善的办公空间。 

共享工作空间有3个与其他办公空间不同的特点，就是多功能工作兼学习兼社交空间、混合指定和非指定座位与会员参与制度。 

会员种类大致可分为指定和非指定座位，再进一步以进入限制和隐私的程度来区分。

另外，社交会员（social membership）则可参与社交活动、课程和特别活动；同时也设有一日或多日会员通行证。 

独特设计吸引租户

共享工作空间是办公室和俱乐部的合体，并通过室内设计和装饰来带出社群的特点。

美国的WeWork就是以宽敞明亮、风格独特的设计，并跳脱传统沉闷的办公隔间，脱颖而出。 

除了提供服务式办公室现有的服务，共享工作空间必须有所超越，并促进会员交流、教育课程和活动策划。

成功要素取决于创办人

基本上，共享工作空间的业者可分为4种，分别是寻找志同道合创新者的新兴公司老板、个人或一组潜在用户、中间人或第三方业者和产业业者。 

美国工业与办公物业协会研究显示，独立共享中心是否能存活，取决于创办人的名声及培养用户的能力。

多地点共享工作空间是否会成功，取决于创办人的运营头脑、可提供的编程或社交机会以及品牌。 

至于产业业主，中心的地点和设备则是要素；但是，倘若产业业主与现有租户或其他创办人合作，更会大大提高成功的几率。 

但维吉亚古玛认为，由于共享工作领域的流动率高，许多大马共享工作空间的业者难以维持盈利，有者更无法支付开销。 

他说，一些共享工作者不会时常进来办公室，有些更只是临时租用数天，因此大家都不会时常见到彼此，何来社交。 

律师禁用虚拟办公室

自2014年起，大马律师公会以法律专业特权、文件保管和难以确认律师行踪为由，禁止律师使用虚拟办公室。 

公会条例指，若律师与其他人或公司（非同一家律师楼）共用办公室，必须隔间，不可相同，入口也须分开。 

同时，公会也担忧，在虚拟办公室，资料的保密和维护工作不到家。 

充当灾难恢复中心

灾难恢复（disaster recovery）往往是被企业忽略的一点。

虽然大马是灾难免疫区，偶尔会面临突发水灾，但未雨绸缪不失为一件好事。

当灾难来临时，生意无法如常运作，业者就会蒙受不必要的金钱和商誉上的损失，悔不当初。 

商家可以考虑以服务式办公室，作为灾难恢复方案。 

维吉亚古玛透露：“普遍上，大马商家对上述服务有印象但不熟悉，只有寥寥无几的商家向雷格斯预订这种配套。但庆幸的是，截至今日，我暂时还未在大马见过需要紧急灾难恢复办公室的事件。” 

槟城新山潜能大

雷格斯在槟城的服务式办公室的需求高，出租率高达90%。

维吉亚古玛指出，槟城政府大力推行业务流程外包（BPO）领域，减少对工业的依赖，未来当地服务式办公室的前景会不错。 

油气公司表现不佳，导致吉隆坡市中心、纳闽直辖区和汶莱的办公室出租率大受影响。 

维吉亚古玛认为，许多商家转向在吉隆坡边缘设立办公室，如吉隆坡中环（KL Sentral）、谷中城（Mid Valley）、八打灵再也白沙罗和One City。 

依他观察，有些莎阿南和巴生的商家也想从店屋升级至办公室。 

至于新山，依斯干达区域开始起飞，因此许多新加坡公司纷纷跨海前来设立分部。 

维吉亚古玛认为，中国和韩国的投资者及新兴企业，是大马服务式办公室的催化因素。 

他预测，大马经历了2年的经济低档后，在接下来的2至3年，服务式办公室会称为大马主流，因为跨国生意增加、员工流动高和要求灵活办公。 

“今日不同往时，现在商家较难获得购买办公室地皮的贷款，因此转为租赁。” 

他指服务式办公室是个抗经济衰退的领域：“经济好的时候，（对服务式办公室）需求高；经济放缓时，商家缩减规模，（对服务式办公室的）需求也高。 

但是，他担心大马，特别是吉隆坡市中心的办公室会过多。他认为发展商可以转在其他地点发展，如槟城和谷中城。 

“其实，建筑物业主和服务式办公室业主可以以酒店管理的方式合作，来提高建筑物的知名度和人流。” 

他也提议政府机构，譬如中小型企业机构（SMEcorp）、大马投资发展局（MIDA）和投资吉隆坡公司（InvestKL），跟服务式办公室业者合作，为外来投资者提供更全面的服务。 

“第三地”办公助推需求

“第一地”和“第二地”分别指办公室和家里，“第三地”就是自由选择的灵活办公，譬如图书馆、商务贵宾室、俱乐部和咖啡厅。 

业界人士认为，“第三地”办公也会是未来趋势。

在国外，一些购物中心、火车站、休息站、机场和图书馆都有设立“第三地办公室”，让出差的商务人士好好利用旅程空隙来完成工作。 

但是，目前为止，这股跨越传统办公界线趋势好像还未在大马风行，只有零星的商务酒店和机场提供类似服务。

在大马而言，环亚机场贵宾室（Plaza Premium Lounge）也在5个机场（亚庇、吉隆坡、古晋、浮罗交怡和槟城）设立了商务中心。