名家专栏

制定年度计划的过程/陈绣茗

上一期分享,在操作年度计划时所秉持的最佳态度,这种状态下产出的计划将意味是隐含预测与促成的规划。

这一个规划,是预测大环境之下再针对自己期望能实现的未来所应采取的有效行动所设计的。

举一个以个人减肥为例子,期望自己的身体状态可以达到标准健康指数,因此设计一连串的行动,包括摄取营养餐、做运动、身体检查等等。

年度计划的过程随手问谷歌也可以得知,就是

1. 设定目标(Goal/Target/Objective)

2. 探讨达成目标的各种可行策略方案(Strategies)

3. 选择决定一个策略方案(Strategy)

4. 作出行动计划(Action Plan)

5. 估计所需要得经费和预算(Budget)

6. 调整组织与人事,以便能更有效的执行各种方案 (Organization Adjustment)

7. 回馈情报并评估绩效,找出问题修正策略或者目标。以上重复一直到抵达终点为止。

上面没有提出来的是,计划是一套程序性的活动,不是一个固定在一个定点上,若是如此,那将会大大降低计划的功效。

搞清目的才有效益

就如,过去辅导过的企业,一些业主只是设定明年的目标,又或者仅编制预算,而不是在一个合于逻辑、创意的过程下进行,这种状态下写出来的计划的确实是刚好达到管理上的目的,但未必能为企业带来战略上的效益。

要如何可以达到战略上的效益,首先要知道战略目的(大家可以参考过去分享过战略7P),或者可以说是企业长期计划。

长期计划一般上为5年以上,5年计划的主题一般上是与企业愿景(vision),而愿景的实现如增强竞争力、新厂房设立等等都不是一年内可以完成的。

从这里再设立企业长期目标,如产品开发目标、利润目标、报酬率目标等等,从这里再规划出一系列达成这些目标的计划,因此类的计划也被称为策略规划(strategic Planning)。

那么年度计划做什么?就是根据上述长期计划为基础或前提,计划出年度详细的行动计划,它明确订出企业的管理人在新的一年度需要做些什么(目标),并计划好如何(How)达成年度目标。 

举一个例子,国际化与连锁加盟是许多零售都想要踏入的领域,一家新创企业的愿景是“国际化”,要国际化其中一个方法就是将企业成为加盟主。

这个新创企业就可以这样设立,5年内正式成为连锁加盟(长期目标),3年内设立总部(中期目标),明年开设5家分店(年度目标)。

汇总部门目标

从这里,大概不难想象,所谓部门绩效指针(KPI)的目标从何而来吧! 当然营运计划是由组织上各功能部门根据目标所做出的行动计划,并汇总成企业的整体营运计划,财务计划则由营运计划所产生的所有财务数字组合而成的计划。

利用上述的例子,这家新创企业的年度营运计划大略上应该是这样。

3重大意义

至于行动计划,便是按时间设定招聘、厂房扩建或租赁、新店装潢设计等等。

一个完整的年度计划,对于企业而言带来三个重大的意义:

@告诉全体人员,我们该做什么?

@如何去做?

@用金额来计划及控制各项活动的投入与产出的绩效?

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在商言商

2023年,你有什么计划?/叶欣向

YYC超越集团总执行长拿汀叶欣向

新年快乐!你的2022年过得怎样,你公司的年度计划有达标吗?调查显示,一般有高达80%的人或企业,无法完成年度计划,甚至很多是在年初就已经放弃执行了!

回顾2022年,全球经济遭受严峻挑战,先有俄罗斯与乌克兰战争,后有利率不断上调、通胀持续上涨和令吉贬值等,让不少企业的盈利已经拉响警报,而随着世界银行、国际货币基金(IMF)等权威机构纷纷喊话2023年将更为严峻,等待企业的挑战将更艰巨。

因此,企业想要高枕无忧,自然得坐下来拟好全盘计划,如果不想继续陷入拟定计划和放弃的循环,我们就得找出放弃的原因,来预防这样的情况再发生,才能提高计划执行成功的几率!

原因1:目标不明确

专门研究习惯、决策及如何持续进步的作家——詹姆斯克利尔(James Clear)在《原子习惯》一书写道,当计划不够具体时,会使人们失去动力。 

举例说,如果你只写了明年的销售要增加,这样就显得太模糊了,你应该把目标更具体化,例如 “销售要增加20%” 或者 “销售要达到500万令吉” 之类的,这样是不是更容易执行呢?

更重要的是,你懂得如何“以终为始”去拟定目标吗?透过设定“结果” 来思考目标,你将更清楚了解终极方向,并把重点放在现在要做什么的事情,才能最快地达到目标,而不是局限在现有的环境和资源中,手足无措。

原因2:缺乏策略

当你找到明确的目标后,下一步就是制定行动计划。假设你计划明年要取得500万令吉的销售,那么你就得思考要如何达到目标。是要透过提高产品售价?提高产品产量?还是要削减成本?

当你把这些策略想清楚之后,你就不会像一只无头苍蝇,没有方向到处乱撞。策略就像是产品说明书,告诉企业要如何完成目标,构思得越详细,执行起来就越轻松,千万不要在策略都还没搞清楚,就盲目制定目标。

有一些企业在制定策略时,愿景、策略、目标和关键绩效指标(KPI)往往都是独立的一块,这会让公司的目标变得不一致。因此,我们应该先从确定愿景开始,再去拟定企业可以达到目标的策略,最后再确定关键绩效指标。

原因3:没定期追踪

持续做一件事带来的效应是惊人的,当你每天进步1%,一年就会强大37倍!所有企业的起点都是一样的时候,只有你没有自我追踪和检讨,你就无法知道自己成长到什么阶段。

如果你没有对年度计划进行适时的检视,就无法清楚掌握整个计划的进度到哪里,如果进度落后,又不懂得加配资源来加快进度,这样就会种下 “失败”的种子,而进度超前时又不懂得把资源调配到其他方面,导致资源和时间出现错误配置,最后落得失败的窘境。

因此,想要计划成功执行,就得抽时间去审视项目进度,越频密越好,因为这样你才能把项目进度牢牢掌握在自己手里,而不是被别人牵着走。

整体来说,人人常说“计划赶不上变化” ,但变化的只是环境,你的目标并没有改变。

计划总会有与现实不相符的时候,但我们不能因为这样就不去规划,只要随时增补和改变计划就好。

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