行家论股

如何避免陷入系统黑洞?/陈绣茗

在执业生涯中,听过不少业主抱怨花重金买了一套系统,最终却并没有达到预期目标!

有些公司内部还因为迫于导入系统导致滋生额外的工作,使得员工哀怨连连。

这原因就出在系统被用在老的流程上,没有改变原有的工作方式。

对外,在向顾客提供服务的过程中,将原有的无效果任务“自动化”,往往会把这些任务坚固地锁定在流程里,只会使企业更僵化。

人人都说,疫情加快了企业在系统化的转型速度。

很多人在所谓系统上的理解皆为各种资讯科技(IT)系统,例如EPR,内部作业IT系统,CRM等。但大部分人都忽略了管理系统也是一种系统,其中包括ISO系列质量管理系统。

若在使用管理系统,例如申请ISO管理认证忽略流程,也可能陷入系统黑洞。

过去在文章中有分享如何顺利导入IT系统,内容有提到必须实施业务流程重组,以便能真正发挥新系统的功效。

何谓业务流程重组?

业务流程重组就是对企业的业务流程(Process)进行根本性(Fundamental)再思考和彻底性(Radical)再设计,从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩的戏剧性(Dramatic)改善。

业务流程重组关注分成三个阶段:

1. 业务活动发生的方式,即是“流程”(Process)

2. 流程的基本组成单元,即是“活动”(Activities)

3. 业务活动可以分为:

● 增值性(Value added)

● 非增值性(Non value added)

业务流程重组的主要原则是从职能管理到面向业务流程管理的转变,注重整体流程最优的系统思想。企业组织依流程定,而不是流程依组织定以便充分发挥每个人在整体流程中的作用,由此企业必定呈现扁平化组织,打破职能阶层体制的界限,直达客户。

不能旧瓶装新酒

这么多年,最近遇到一位业主非常有这方面的自知之明。该业主经营的企业已经超过20年了,许多分行都已经独立作业并且具备自己分行的管理团队。

业主表面上虽看似不需要再烦恼管理事务,实际上频频因人为错误与各种人事问题无法获得妥善解决而烦恼。

在寻找答案途中听闻ERP系统非常强大,由此萌生导入ERP系统的思想。

由于必须对系统作出调整以便能符合内部作业,业主因此有机会着手深入了解内部作业流程。在当业主委派项目负责人到分行针对各部门职员进行作业调查,这项目负责人首先就踢到铁板,除了分行负责人并不认为需要新的流程因为对所提出的“自动化”因而心态上有所抗拒外,其二就是作业与管理上显现具有许多漏洞但又遭到负责人的不承认。

业主告知那段时间他非常懊恼,左边已经拨出重金要导入IT系统,右边面对的却是员工的各种抗拒心态。

最终业主决定不再将其他人纳入系统讨论,自己修改流程,可这一修改就花了近2年的时间,却老觉得哪里还有问题。

找了我们,起初只是想要我们提供一套采购管理方法。在多次项目方向的讨论,业主终发现,原来那是他想在原有组织架构、员工职能分配下套入他所想要的系统,因而导致系统编制总是会让和感觉很奇怪,由此才决议将导入系统这一转型扩大成了企业业务流程重组计划,并重新审查作业流程确保没有遗漏或者错误。

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在商言商

诚信企业才能走得远/拿督雷远生

作者:拿督雷远生(中总中央理事、沙闽中总会长)

雷金绰私人有限公司起源于家父在70年代经营的一家传统杂货店,那也是当时我们全家上下的经济支柱。杂货店可说是我童年时放假的唯一去处,承载了我的童年大多的记忆,也汇聚了我们一家人相聚的时光。

以前的家庭大多都是这样的,父亲经营的生意,就会要全家一起去出力,加上我的父亲十分严格,会要我和弟弟妹妹在周末两天,都不可以和朋友们外出去玩,需要留在杂货店帮忙。

那时候也没有什么特别的想法,父亲吩咐我们,我们就到杂货店帮忙,这情况维持到我就读高中的时候,一直设法想要帮助家里突破这一层不变的现况。

记得我高二考获驾驶执照后,就说服父亲出资买辆小型罗里,让我可以在周末的时候,载着一些货品到郊外的小镇、乡村去兜售,借此增加杂货店的生意。

高中毕业后,我未继续升学,便留下在店内帮忙,与父亲一起分担家业。

然而,好景不长,父亲在我23岁时骤然离世,顿时感觉前路茫茫。

身为长子的我,下有3个弟弟、3个妹妹,都还十分年幼,重担自然就落到我的身上。我必须一肩担起这个家族生意。

所幸的是,当时我们主要的供应商杨协成公司的高层人物,特地飞过来慰问,也向我保证,在父亲去世后,不但依旧愿意照常供货给我们,还愿意将货期延长,让我们不用担心,少了后顾之忧。

我相信,这也是因为父亲一直坚持“诚信经商”,才取得供应商的高度信任。

跳脱框框才能突破

我深知生意要突破,必须跳脱原本的框框,否则长久下去,杂货店还是个杂货店,永远只是个小生意,日子久了可能还要面对被淘汰的局面。

所以我开始寻求突破。伴随着这些供应商的支持,我们的小小杂货店慢慢做大,现在成了许多快速消费品(FMCG)在沙巴的独家经销商,代理的产品种类十分多样化。

父亲的信念也是我的经商理念。

我深信,只有有诚信的生意人,企业才会走得远、走得久。这一路走来,其实大大小小的挑战有曾经面对过,遇到过不少的骗子,但是我坚持,不贪小便宜、不贪不义之财、不涉及不正当交易,让我一步一脚印,踏踏实实的把公司发展到今天的规模。

我自己也在经商这条道路上不断地寻求突破。80年代时期,我们开单的方式是很传统的,销售员在外地达成销售协议,他要隔天回到公司才能开单,之后才能开出传票给对方,再安排出货。

那时我大胆地做了一个决定,就是投资近百万令吉购买了手持式操作系统设备,让销售员在外地直接打单,马上通过这个设备连接电话的网线,将单发到总部的电脑,如此便能快速处理后续工作,在36小时候内把货品送到各个小镇。

推行改革营收翻倍

这项改革推行之后,很快速地让公司的营业额翻倍,也算是走在行业的前端。

“家和万事兴”,当一个家族企业要做大做强,团队精神尤其重要。我们深信企业的成功源自家族的团结及强大凝聚力。

我们兄弟姐妹每个周末都会一起聚餐,同样的,我们也积极把这个家族核心的理念,包括“诚信待人”以及家族团结的价值观,传承给下一代。

尽管我是老大,但是我们七兄弟姐妹都是平等相待,而且公司有任何重大决策,我们都是有商有量,这无疑也增加外界对我们公司的信心。

尽管如今公司已发展到一定的规模,但是我们还是坚持初衷,将诚信和家和视为最珍贵的价值观,不断传承下去。

同时,为了让企业可以不断进步,我们也会制定一个“五年计划”,就好比大马计划,将我们想要在这五年所要达到的目标和愿景制定一系列的计划来执行,每五年进行一次检讨审查,以确保企业走在正确的发展轨道上,同时也可以不断针对不足之处,进行改善和进步,让企业得以永续经营下去。

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