名家专栏

流程自动化后……/陈绣茗

上一期分享不同的自动化定义,相信许多读者应该可以明白,本身企业目前所热衷追逐的究竟是单纯流程自动化,还是流程加机械自动化等混合型的自动化。

无论是采用哪一类别的自动化,重要的不是设置自动化的系统,而是打造一个不断检讨更新流程的企业文化。

不难发觉,在许多中小企业中若有使用系统的公司,可以用上一套系统超过10年并且没有思考过要改变。

俗语说得好,所谓种瓜得瓜,种豆得豆,如果今天不改变,那么明天预期也将得到跟各今天一样的果实。

这也可以解释了,为什么只有少部分的中小企业会进阶成为大企业,而大部分的中小企业依然停留在中小型的状态,或者因为环境而萎缩成为小企业甚至不复存在。

换句话来说,倘若改变是企业生存的重要关键,那么打造一个提倡、接受、实践改变的企业文化就显得重要了。

预定时间表

流程管理的最终目标是提高绩效。

无论是针对保留客户或降低顾客流失率、提升工作周期时间、员工满意度、效率、业务增长、生产力等任何其他目标,企业实施流程管理都是为了要改进某些事务。

调查报告显示,企业在流程改进方面遇到困难,原因是企业没有系统化管理流程绩效,或者设置一套办法和能力来推动改进文化。

除了那些还没有建立自己的一套作业流程,已经建立或记录了流程的企业,其一没有做出任何努力来改进它,或提出改进但仅针对问题属于一种临时起意,使得改进得不到全面或一致性,甚至可能会对过去已经建立的流程造成破坏。

要使改进获得最大效益,最基本的改进安排是预定。也就是说,在全年时间表内预定某一段时间内进行。许多企业有内部稽核部门,负责审核并提出改进方向。 

如此持续不断的进行,因此产生一种改进的文化,进而透过培训使得员工可以知晓更多工作流程,并提出流程改进建议。

6策略获最大效益

既然改进流程成为必然进行的部分,那企业可以如何操作以致取得最大效益?

一、别将改进限制在业务单位或部门级别,尽可能将范围设定如加强产品组合,帮助组织减少囤积,主要还是需要确保改进与企业战略目标保持一致,并结合相似的项目,已达到全面化的改进。

在此想要强调一个观念,“求新求变”并不等于改进,有时候没有计划性的改变还可能带来毁灭性的伤害。改进是一项有方向、计划与目标的操作,已经将功课做好才实施的动作,否则那就是一种“临时起意”。

二、设定或选择特定标准来评估改进项目,如财务价值、生产力影响、战略调整、流程可行性和复杂性,或针对某项目所需之资源、能力等。

三、提供员工有关如何改进的培训课程,不是仅安排员工学习什么已经被改变。

四、将改进纳入员工绩效考核计划。曾经听闻一酒店集团高级管理人曾经分享在其酒店内,每一个员工每星期都需要针对自己的工作项目提出至少一个改进建议。这是一个很好的操作,至少能达到让员工不断动脑思考提升自己的工作目的。

五、建立相关奖励机制,鼓励员工提出改进建议。

六,建立或者采用系统,说白了只是企业改进的第一步,培养改进的企业文化并持续不断的传承下去,才是达到长期目的的方法。

 

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在商言商

诚信企业才能走得远/拿督雷远生

作者:拿督雷远生(中总中央理事、沙闽中总会长)

雷金绰私人有限公司起源于家父在70年代经营的一家传统杂货店,那也是当时我们全家上下的经济支柱。杂货店可说是我童年时放假的唯一去处,承载了我的童年大多的记忆,也汇聚了我们一家人相聚的时光。

以前的家庭大多都是这样的,父亲经营的生意,就会要全家一起去出力,加上我的父亲十分严格,会要我和弟弟妹妹在周末两天,都不可以和朋友们外出去玩,需要留在杂货店帮忙。

那时候也没有什么特别的想法,父亲吩咐我们,我们就到杂货店帮忙,这情况维持到我就读高中的时候,一直设法想要帮助家里突破这一层不变的现况。

记得我高二考获驾驶执照后,就说服父亲出资买辆小型罗里,让我可以在周末的时候,载着一些货品到郊外的小镇、乡村去兜售,借此增加杂货店的生意。

高中毕业后,我未继续升学,便留下在店内帮忙,与父亲一起分担家业。

然而,好景不长,父亲在我23岁时骤然离世,顿时感觉前路茫茫。

身为长子的我,下有3个弟弟、3个妹妹,都还十分年幼,重担自然就落到我的身上。我必须一肩担起这个家族生意。

所幸的是,当时我们主要的供应商杨协成公司的高层人物,特地飞过来慰问,也向我保证,在父亲去世后,不但依旧愿意照常供货给我们,还愿意将货期延长,让我们不用担心,少了后顾之忧。

我相信,这也是因为父亲一直坚持“诚信经商”,才取得供应商的高度信任。

跳脱框框才能突破

我深知生意要突破,必须跳脱原本的框框,否则长久下去,杂货店还是个杂货店,永远只是个小生意,日子久了可能还要面对被淘汰的局面。

所以我开始寻求突破。伴随着这些供应商的支持,我们的小小杂货店慢慢做大,现在成了许多快速消费品(FMCG)在沙巴的独家经销商,代理的产品种类十分多样化。

父亲的信念也是我的经商理念。

我深信,只有有诚信的生意人,企业才会走得远、走得久。这一路走来,其实大大小小的挑战有曾经面对过,遇到过不少的骗子,但是我坚持,不贪小便宜、不贪不义之财、不涉及不正当交易,让我一步一脚印,踏踏实实的把公司发展到今天的规模。

我自己也在经商这条道路上不断地寻求突破。80年代时期,我们开单的方式是很传统的,销售员在外地达成销售协议,他要隔天回到公司才能开单,之后才能开出传票给对方,再安排出货。

那时我大胆地做了一个决定,就是投资近百万令吉购买了手持式操作系统设备,让销售员在外地直接打单,马上通过这个设备连接电话的网线,将单发到总部的电脑,如此便能快速处理后续工作,在36小时候内把货品送到各个小镇。

推行改革营收翻倍

这项改革推行之后,很快速地让公司的营业额翻倍,也算是走在行业的前端。

“家和万事兴”,当一个家族企业要做大做强,团队精神尤其重要。我们深信企业的成功源自家族的团结及强大凝聚力。

我们兄弟姐妹每个周末都会一起聚餐,同样的,我们也积极把这个家族核心的理念,包括“诚信待人”以及家族团结的价值观,传承给下一代。

尽管我是老大,但是我们七兄弟姐妹都是平等相待,而且公司有任何重大决策,我们都是有商有量,这无疑也增加外界对我们公司的信心。

尽管如今公司已发展到一定的规模,但是我们还是坚持初衷,将诚信和家和视为最珍贵的价值观,不断传承下去。

同时,为了让企业可以不断进步,我们也会制定一个“五年计划”,就好比大马计划,将我们想要在这五年所要达到的目标和愿景制定一系列的计划来执行,每五年进行一次检讨审查,以确保企业走在正确的发展轨道上,同时也可以不断针对不足之处,进行改善和进步,让企业得以永续经营下去。

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