名家专栏

如何改造服务流程?/陈绣茗

近期所涉入的项目,大部分都是将企业内部的作业程序(SOP)规划并且数据化。

在协助企业数据化的过程,就亲眼目睹许多不成功的案例,更看到许多人投入巨资但最终成果却不如预期,再不然就是所完成的系统程序其实仅有片段,并不能完全达到提升效率进而达到提升生产力的功效。

探查原因之下察觉,这些企业在执行数据化的之前,都没有对服务程序进行彻底的改造。

为什么进行数据化却需要对服务程序进行改造?答案就是,普遍上因为人的思维有着行为自行连串的功能。

也就是说,若上司并没有很明确的告诉这个员工一长串的SOP,这个员工也可以凭着自己的联想能力将动作完成。

这也是为什么许多中小企业至今还是很依赖有能力的员工,主要还是有能力的员工可以自行构思、分析并且将老板要完成的事情完整办完。

反观使用系统办事,虽然质量标准上、还有动作一致上可以达到百分百的保证,但是由于是机械,若一道步骤少了,在操作上就会发生障碍、降低效用、甚至不能正常操作。

为大家提供一些可以进行自我检查的问题,为需要进行服务程序改造的做检测之用途:

1. 程序中是否有哪些事务是相同或重复,职务是否有重迭?

藉此来检查是否有事务是可以被废除或合并。

2. 事务处理过程中是否传递至不必要的部门或单位?签署核对的手续是否太多且流于形式?

在此要特别针对核对过程,在人力操办事务的过程,无可避免并且很自然地必须有多人参与核对,这不仅是交叉查核所需,另外还是需要多双眼睛进行检查。

例如一活动策划者,由于每一场活动都会有大量参与人士,而文件上参与者的名字都不可以出错;由于这项工作少不了人为错误,业主无可奈何之下只好耗费多一个人力来协助完成这项工作。

但是这项工作若放之系统中是否可以省略,理想答案是肯定的,因为系统的审查永远不会发生错误,唯一的错误就是在数据输入的时候就已经错了。

所以系统取代了第二人审核文件的程序,当然要如何确保数据输入时没有错,那又是另一道需要解决的程序问题。

3.此项工作能否改为并行操作?或若有例外再赋予标记或通告?

很多时候由于人力的操作导致并行操作不符合逻辑,尤其是当操作过程来往中牵涉数据依赖的状况。

例如,有一业者专搞活动,由于许多活动的费用在估价的时候都是预计状态,当案子签下的时候才会有明确的价格;在人力操作的时候,往往项目负责人必须等估价部门将所有价格都调查明确后才能开始进行项目筹备。

这是符合逻辑的操作,主要是避免若价格有异项目负责人由此需要重复以前的筹备,这等于将过去花费的时间都浪费了。

考虑被浪费掉的时间可以用于筹备其他项目,所以这样的安排是很合理,但往往就是拖延了一下,导致筹备时间缩短而导致项目负责人倍感压力重重。

像这种看似连贯不可分割的程序,其实当我们在分析系统程序的时,就成了可以被分割,在平行运作下还可以获得妥善管理。

以上三道问题都是在辅导案子中常问的问题,不仅仅是打造程序数据化时会询问,其实在撰写作SOP的时候,尤其是重新审核企业SOP时都会调查并且细细考核的部分。这主要是协助业主在新SOP手册完成时,也是新的SOP完成的时候。

在导入SOP的同时,由于流程的更换让员工体验改变并且体会改变带来的效益,使得员工愿意遵循新的SOP,最终为企业带来最大效益。

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在商言商

诚信企业才能走得远/拿督雷远生

作者:拿督雷远生(中总中央理事、沙闽中总会长)

雷金绰私人有限公司起源于家父在70年代经营的一家传统杂货店,那也是当时我们全家上下的经济支柱。杂货店可说是我童年时放假的唯一去处,承载了我的童年大多的记忆,也汇聚了我们一家人相聚的时光。

以前的家庭大多都是这样的,父亲经营的生意,就会要全家一起去出力,加上我的父亲十分严格,会要我和弟弟妹妹在周末两天,都不可以和朋友们外出去玩,需要留在杂货店帮忙。

那时候也没有什么特别的想法,父亲吩咐我们,我们就到杂货店帮忙,这情况维持到我就读高中的时候,一直设法想要帮助家里突破这一层不变的现况。

记得我高二考获驾驶执照后,就说服父亲出资买辆小型罗里,让我可以在周末的时候,载着一些货品到郊外的小镇、乡村去兜售,借此增加杂货店的生意。

高中毕业后,我未继续升学,便留下在店内帮忙,与父亲一起分担家业。

然而,好景不长,父亲在我23岁时骤然离世,顿时感觉前路茫茫。

身为长子的我,下有3个弟弟、3个妹妹,都还十分年幼,重担自然就落到我的身上。我必须一肩担起这个家族生意。

所幸的是,当时我们主要的供应商杨协成公司的高层人物,特地飞过来慰问,也向我保证,在父亲去世后,不但依旧愿意照常供货给我们,还愿意将货期延长,让我们不用担心,少了后顾之忧。

我相信,这也是因为父亲一直坚持“诚信经商”,才取得供应商的高度信任。

跳脱框框才能突破

我深知生意要突破,必须跳脱原本的框框,否则长久下去,杂货店还是个杂货店,永远只是个小生意,日子久了可能还要面对被淘汰的局面。

所以我开始寻求突破。伴随着这些供应商的支持,我们的小小杂货店慢慢做大,现在成了许多快速消费品(FMCG)在沙巴的独家经销商,代理的产品种类十分多样化。

父亲的信念也是我的经商理念。

我深信,只有有诚信的生意人,企业才会走得远、走得久。这一路走来,其实大大小小的挑战有曾经面对过,遇到过不少的骗子,但是我坚持,不贪小便宜、不贪不义之财、不涉及不正当交易,让我一步一脚印,踏踏实实的把公司发展到今天的规模。

我自己也在经商这条道路上不断地寻求突破。80年代时期,我们开单的方式是很传统的,销售员在外地达成销售协议,他要隔天回到公司才能开单,之后才能开出传票给对方,再安排出货。

那时我大胆地做了一个决定,就是投资近百万令吉购买了手持式操作系统设备,让销售员在外地直接打单,马上通过这个设备连接电话的网线,将单发到总部的电脑,如此便能快速处理后续工作,在36小时候内把货品送到各个小镇。

推行改革营收翻倍

这项改革推行之后,很快速地让公司的营业额翻倍,也算是走在行业的前端。

“家和万事兴”,当一个家族企业要做大做强,团队精神尤其重要。我们深信企业的成功源自家族的团结及强大凝聚力。

我们兄弟姐妹每个周末都会一起聚餐,同样的,我们也积极把这个家族核心的理念,包括“诚信待人”以及家族团结的价值观,传承给下一代。

尽管我是老大,但是我们七兄弟姐妹都是平等相待,而且公司有任何重大决策,我们都是有商有量,这无疑也增加外界对我们公司的信心。

尽管如今公司已发展到一定的规模,但是我们还是坚持初衷,将诚信和家和视为最珍贵的价值观,不断传承下去。

同时,为了让企业可以不断进步,我们也会制定一个“五年计划”,就好比大马计划,将我们想要在这五年所要达到的目标和愿景制定一系列的计划来执行,每五年进行一次检讨审查,以确保企业走在正确的发展轨道上,同时也可以不断针对不足之处,进行改善和进步,让企业得以永续经营下去。

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