名家专栏

SOP写作最佳实践/陈绣茗

上一期分享了5点关于标准作业程序(SOP)写作最佳实践的办法,在此继续为各位读者分享另4点。

6. 安全和风险管理

编写SOP时,安全始终应放在首位。将安全指南和风险管理措施纳入程序中,特别是涉及潜在危险的任务。

制定紧急协议并为处理不可预见的情况提供明确的指示。

对安全的重视不仅可以保护员工,还有助于减轻组织的潜在责任。

例如:一家清洁公司的员工,风险在于当员工攀爬高处或者在高处执行清洁工作。即使那只是一个在家里执行清洁工作的劳工,当这个劳工攀上爬梯时,如果错误使用爬梯或者爬到高处,很可能会发生失去平衡而跌倒的意外事件。

7. 与用户一起测试

在最终确定SOP之前,可以邀请不熟悉该流程的员工一起执行以便进行测试。此步骤可以为编写者提供有价值的意见反馈,并有助于识别任何不清楚或缺失的信息。

再来,撰写SOP这么多年,看过所有的作业程序中99%都是以文字居多,甚至读完一段长长的说明后,才发觉该段落仅解释”为什么需要这本作业程序”。

很明显编写该SOP的人,是上网找了很多的参考文献,东凑西拼组合而成。繁杂的文字阅读下来,读者不仅没有建立对文件的概念,还因为阅读疲劳而无法真正理解。

真实上,文件书写的层次是需要有计划的编排,这也是我们在编写SOP前必须做好的功课之一。

8. 审批流程

SOP应经过彻底审查并获得批准后才生效并实施,为此建立一个完整的作业程序审查和批准的管理流程。这主要是SOP牵涉作业流程与作业标准,若不加以管理,那么任何一人都可以随意更改流程与标准。

企业内部所有流程与标准都是环环相扣,倘若任何一人可以随意变动,那么这个环扣就会发生断层因而产生问题。

9. 定期审查和更新

SOP不是静态文件;应定期审查和更新它们,以反映流程和法规的变化。

企业可以透过实施定期审查制度以保持程序最新,其中包括定期评估SOP的有效性,并根据需要进行修订,以反映最有效和最佳的实践。

最后,由于SOP的有效性在很大程度上取决于员工的沟通和理解程度,开展全面的培训课程,使人员熟悉SOP的内容并确保他们能够正确遵循。过去有写过几篇关于培训员工的文章,有兴趣的读者可以前往搜寻阅读。

结合以上,读者不难察觉,虽然任何人都具备编写SOP的能力,但是编写一份有效的SOP却是一项至关重要的技能。

有效的SOP可以提高运营效率、确保一致性和促进安全成为员工的宝贵工具以致可以更自信、精确地执行任务。 

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财经新闻

企合部助逾62万企业家 首9月发逾64亿融资

(吉隆坡24日讯)从今年1月至9月30日期间,企业发展及合作社部成功协助61万2692名企业家,所发放的融资价值64亿5000万令吉。

企业发展及合作社部长拿督依温贝尼迪说,这些企业家包括全国各地的微型、中小型企业合作社、社会企业、非正规领域企业家、小贩和小商家,他们从部门及机构落实的206项计划中受惠。

“包括融资、能力发展、采用数字化和自动化、扩大市场准入和促进创业精神。” 

他配合昌明政府2周年庆典(2TM)暨2024年公共服务改革大会,发文告这么说。

依温贝尼迪说,在昌明政府执政的两年内,其部门推行各种倡议和项目,涵盖政策制定、治理和监管、能力发展、融资渠道、市场准入、采用科技及加强服务传递。

他指出,此举旨在提供有利的生态系统,以支持国家创业领域的加速增长和稳定,提高企业家和合作社的规模和竞争力,并加强创业服务传递体系,使其更加便利和有效率。

他提到,该部门已制定政策、指南和行动计划,例如2030年微型及中小型企业计划、2030年大马合作社政策,以及2030年国家小贩和小商贩发展政策。

东马建92乡村市集

“此外,本部门也准备2.0全国一县一领域(SDSI)计划推行指南、居家经商监管指南、2023-2027年小贩和小商贩发展计划、非正规领域企业家正规化计划,以及2030年合作社数字化行动计划。” 

依温贝尼迪说,该部门今年推出的新倡议和项目,包括括乡村市集(Tamu Desa)场所发展计划以改善基础设施,从而协助乡村和城外小商贩,尤其是沙巴和砂拉越。 

“今年,沙巴和砂拉越发放1900万令吉拨款,兴建和提升92个乡村市集地段。” 

至于今年1月至9月期间在企业发展及合作社部之下的融资倡议,他说,总数为64亿5000万令吉的融资透过微型及中小型企业融资计划,由国家创业集团商业基金、大马策略信托基金会、人民银行、中小企业银行、中小企业机构,以及国企公司的放予26万5325名企业家。 

他指出,在相同期间,大马合作社委员会在全国各地落实95场合作社和企业昌明销售计划(JMKU)活动,录得854万令吉销售额,涉及25万4568名消费者。 

针对在指导和培训项目方面取得的成就,依温贝尼迪说,该部门在国家企业学院之下,通过商业和财务管理方面,成功和培训8308名企业家。 

他也说,该部门在日本、法国、德国和沙地阿拉伯,执行清真企业家、供应商和特许经营商的贸易发展任务。 

“于今年1月至9月期间,在16个国际贸易任务录得15亿3000万令吉实际销售价值和潜在销售价值,涉及289名企业家。”

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